En este artículo, aprenderá sobre los diferentes tipos de escritura empresarial y cómo utilizarlos para atraer a su audiencia. Y obtendrá una lista de verificación gratuita de 22 puntos para revisar su contenido antes de publicarlo.
La escritura empresarial es un estilo de escritura diseñado para transmitir un mensaje a una audiencia profesional. Informa a los lectores sobre ideas y conceptos de negocios con un lenguaje claro y eficaz.
Una comunicación profesional y bien escrita lo posiciona como una fuente confiable y conocedora, aumentando la confianza y el respeto de las personas hacia usted y/o su empresa.
Correos electrónicos Propuestas Informes Cartas comerciales Memorandos Manuales de empresa Libros blancos Políticas Materiales de marketing (por ejemplo, páginas de productos de sitios web, comunicados de prensa, artículos, etc.)
Utiliza la escritura empresarial dentro y fuera de su empresa para atraer a partes interesadas, empleados, clientes y clientes potenciales.
Audiencia. Satisface las necesidades y expectativas de las personas adecuadas mediante el uso de encabezados, formato, lenguaje y tono apropiados. Objetivo. Prioriza la claridad y la precisión para lograr un objetivo principal (por ejemplo, informar, dirigir, explicar o solicitar una acción).
La escritura empresarial se centra en lo que es importante. Y lo comunica de forma clara y concisa. Una buena comunicación empresarial debe informar a los lectores y aclarar qué deben hacer a continuación.
Si simplemente les está enseñando cómo realizar esa acción, entonces necesita una escritura empresarial instructiva.
La escritura instructiva tiene como objetivo enseñar al lector cómo realizar una tarea (por ejemplo, cómo usar su producto o resolver un problema común).
Tome la guía de Shopify para iniciar un sitio web de comercio electrónico. Así es como ayuda a los lectores a agregar sus primeros productos:
Considere el nivel de experiencia de la audiencia. Divida las instrucciones en pasos claros y sencillos. Proporcione un tutorial en video para ayudar a las personas que prefieren el aprendizaje visual.
Los usuarios llegan a esta página con la intención de realizar una tarea específica. Shopify les ayuda a hacerlo de manera efectiva.
Al igual que la escritura instructiva, la escritura informativa también ayuda a los lectores a aprender algo nuevo. La diferencia es el objetivo final.
La escritura informativa educa a la audiencia proporcionando conocimientos o ideas en lugar de ayudarlos a completar una acción específica.
La escritura informativa funciona bien para documentos comerciales internos (por ejemplo, resúmenes financieros o manuales de empleados) y materiales educativos (por ejemplo, libros blancos y actas de reuniones).
Facebook evita presentar opiniones y organiza la información de manera clara y reflexiva. La publicación se centra en el qué y el porqué, lo que facilita su comprensión.
La escritura persuasiva convence al lector de tomar una acción específica, como comprar un producto o registrarse para una demostración. Toma mucho del copywriting, cuyo objetivo es vender el valor de su marca y convencer a los clientes potenciales de elegir su producto.
La escritura persuasiva a menudo tiene un tono más informal. Sin embargo, al igual que en la escritura informativa, respalda todos los argumentos con evidencia.
Este correo electrónico de Barnes & Noble sobre la “Tarjeta de crédito imprescindible para los amantes de los libros” es un buen ejemplo de escritura persuasiva en acción:
Barnes & Noble se dirige inmediatamente a su público objetivo: los amantes de los libros, y luego enumera los beneficios de la tarjeta de crédito:
“Gane una tarjeta de regalo de Barnes & Noble de $25 después de la primera compra o transferencia de saldo” “Obtenga un 5% de reembolso en todas las compras en Barnes & Noble” “Gane 2x puntos por cada $1 gastado en restaurantes”
Esto crea una situación atractiva para hacer clic en el botón “Aplicar ahora”. La página de destino del producto logra los mismos resultados al resaltar más beneficios, como “$0 de tarifa anual”:
Envío de correos electrónicos a colegas Creación de memorandos para próximas reuniones o fechas límite Creación de facturas Escritura de cartas de recomendación o queja
Cada interacción comercial es un reflejo de su empresa. Por muy corto que sea el texto, debe considerar a su audiencia en la escritura transaccional, al igual que en otros estilos de escritura empresarial.
Ya sea que desee instruir, informar, persuadir o realizar una transacción, toda la escritura empresarial debe mostrar las mismas cualidades:
Claridad. El texto es fácil de seguir y entender. Argumentos creíbles. Se basa en pruebas (por ejemplo, investigaciones, casos de uso, testimonios, etc.). Especificidad. Centrado en un objetivo o una idea. Flujo constante. El estilo de escritura es consistente y claro. Simplicidad. El texto utiliza un lenguaje apropiado para la audiencia.
Recomendamos usar el Alien Road SEO Writing Assistant para mantener sus textos consistentes. Verifica la legibilidad, originalidad y tono de voz de su contenido, entre otros factores.
Desviarse de sus pensamientos puede llevar a tangentes innecesarias, una estructura deficiente y contenido repetitivo. Pero si sabe exactamente lo que quiere decir desde el principio, es más fácil mantenerse en el tema y transmitir su mensaje.
Si no puede aclarar su objetivo rápidamente, dé un paso atrás. Tómese un tiempo para pensar antes de seguir adelante. El resultado será más impactante.
Una vez que haya determinado su razón para escribir, lidere con ella. Dígale a los lectores qué obtienen de su contenido, y luego cumpla esa promesa.
Esto ayuda a su audiencia a entender qué están leyendo y por qué es importante. También evita que las personas pierdan el tiempo leyendo un mensaje que no es relevante para ellos.
¿Qué? Encuesta a los tomadores de decisiones de inteligencia empresarial y análisis sobre el estado actual de la analítica de sus organizaciones. ¿Por qué? Comprender los beneficios, desafíos y avances de la analítica de datos.
Después de completar su primer borrador, revise el párrafo de apertura. ¿Define el objetivo? Si el qué y el porqué no están claros, revise su introducción para que los lectores conozcan el contexto y decidan si quieren leer más.
Hay dos voces gramaticales en la escritura: voz activa y voz pasiva. A menos que tenga una buena razón para usar la voz pasiva, manténgase en la activa.
La voz pasiva también puede hacer que las oraciones sean largas y tediosas. También puede hacer que su escritura parezca impersonal.
Al escribir, aclare quién realiza la acción. Y asegúrese de que el sujeto tenga una relación activa con el verbo.
Voz pasiva Voz activa El informe fue leído por el gerente y se pidió opinión al equipo. El gerente leyó el informe y pidió opinión al equipo. La revisión será realizada por Jessica. Jessica realizará la revisión.
Puede usar la voz pasiva cuando desee evitar centrarse en perspectivas individuales y, en su lugar, observar las acciones realizadas y los resultados.
El uso de la voz pasiva es más común en informes académicos y científicos, donde los escritores pueden necesitar mantener la objetividad. Algunos ejemplos de la guía de escritura académica de la Dublin City University:
Como regla general, use la voz activa cuando desee centrarse en quien realiza la acción (esto suele ser el caso en la escritura empresarial).
La jerga es cualquier palabra o frase que es común en una industria o grupo, pero inusual fuera de ella. Para aquellos que no están familiarizados con el tema, la jerga es difícil de entender.
La jerga es común en el mundo empresarial. Puede facilitar la comunicación entre colegas que comparten el mismo conocimiento. Por esta razón, la jerga se cuela fácilmente en su trabajo.
Digamos que una empresa de marketing quiere crear una guía de marketing digital para pequeñas empresas. Y quieren compartir algunos canales de marketing que las personas pueden usar para promocionar sus servicios.
Puede usar SEO para mejorar el ranking de su sitio web en los SERPs. O puede usar PPC y segmentación de compradores con la intención de aumentar las ventas a una tasa de CPC baja.
Para esta empresa de marketing, esto tiene sentido. Pero podría alejar a la audiencia que está dando sus primeros pasos en este campo. ¿Qué son los rankings? ¿Qué son los SERPs?
Optimización de motores de búsqueda (SEO). Esto implica crear contenido de alta calidad y proporcionar una excelente experiencia de usuario para mejorar la visibilidad de su sitio web en los motores de búsqueda. Publicidad de pago por clic (PPC). Esto implica publicar anuncios en una plataforma como Google Ads. Puede anunciar a personas interesadas en sus servicios y paga una tarifa cada vez que alguien hace clic en su anuncio.”
Pero como se mencionó anteriormente, es fácil pasar por alto la jerga en su texto. Por lo tanto, use una herramienta como el SEO Writing Assistant para ayudar a identificar palabras complejas en su contenido.
Esto no quiere decir que toda la jerga sea mala. Considere este resumen sobre el valor de la terapia combinada con glucocorticoides publicado por la Biblioteca Nacional de Medicina:
Su audiencia determina cómo escribe. Si tiene alguna duda sobre si una palabra o frase podría causar confusión, elija la versión más simple y ampliamente entendida.
Si debe usar acrónimos, escriba su significado completo la primera vez que se mencionen. Elija siempre una alternativa que todos entiendan en lugar de palabras de jerga.
Al escribir para negocios, a menudo es mejor elegir el enfoque de “menos es más”. Una buena escritura empresarial consiste en transmitir su mensaje con claridad.
Esto significa eliminar todo lo que no ayude a su mensaje. En otras palabras, no usar 50 palabras cuando puede usar 10.
“No hay reglas estrictas y rápidas para escribir para el oído, pero después de trabajar más de cincuenta años, creo en algunas reglas generales. Dos de ellas: lo corto suele ser mejor que lo largo, y no desperdicie palabras”.
La simplicidad aumenta lo que los científicos llaman “fluidez de procesamiento”. Nuestros sentimientos sobre la información se ven afectados por lo fácil que es entender algo. Las palabras simples y las oraciones cortas nos ayudan a procesar la información rápidamente y a sentirnos más positivos al respecto.
Por otro lado, cuando es difícil interactuar con algo, experimentamos una “baja fluidez de procesamiento”, lo que resulta en sentimientos y asociaciones negativas.
Las palabras de relleno diluyen su mensaje. Intente recortar su copia para incluir solo las palabras necesarias para transmitir su mensaje. Obtendrá una escritura más fuerte.
La herramienta también tiene tecnología de IA que le ayudará a simplificar oraciones difíciles de leer. Haga clic en cualquiera de las oraciones resaltadas y luego haga clic en el botón que aparece.
Un estudio de Paul Zak en la Universidad de California, Berkeley, encontró que cuando las personas están involucradas con una buena historia, el cerebro libera oxitocina. Cuando esto sucede, las personas se vuelven más confiables, generosas, caritativas y compasivas:
“Las historias que son personalmente y emocionalmente atractivas involucran más al cerebro y, por lo tanto, son más memorables que simplemente exponer una serie de hechos”.
En lugar de simplemente crear una lista de consejos de inversión, Wealthsimple cuenta una historia cada jueves sobre ver a los empresarios hacer fila frente a la tienda Ali:
y una lección sobre cómo invertir sus ganancias de reventa. Enseña a su audiencia joven cómo ahorrar para la jubilación utilizando un tema que resuena con ellos.
Para incorporar la historia en su escritura empresarial, mapee el viaje del héroe. Este marco de narración atrae a los lectores creando una situación y un problema identificables. Luego los lleva a la solución (por ejemplo, su producto o servicio) y a cómo su vida es mejor gracias a ello.
¿Quién es el héroe de la historia? ¿Cuáles son sus necesidades y objetivos? ¿Cuál es su problema? ¿Cómo resuelven este problema? ¿Cómo puede ayudar? ¿Qué solución ofrece? ¿Cómo es un futuro mejor?
Los lectores toman decisiones rápidas sobre dónde están dispuestos a pasar su tiempo. Si les resulta difícil entender rápidamente qué obtendrán de su contenido, seguirán adelante.
Use párrafos cortos. Limite los párrafos a tres oraciones. Los párrafos de una oración están bien, pero úselos con moderación para no romper el flujo. Varíe la longitud de las oraciones. Las oraciones muy largas pueden ser difíciles de seguir. Úselas con moderación junto con oraciones más cortas. La variación ayuda a mantener el flujo. Use viñetas. Para listas de tres o más elementos (por ejemplo, estadísticas, hechos o ejemplos), use viñetas (como esta). Las viñetas facilitan el procesamiento de la información. Escriba con una fuente estándar. Elija una fuente que sea fácil de leer y accesible para los lectores de pantalla. Arial y Helvetica son una buena opción. Y 12 o 14 sería un buen tamaño de punto. Incluya encabezados y subencabezados. Divida las secciones con subencabezados. Hacen que la escritura sea fácil de escanear y entender. Use espacio en blanco. Cree espacio entre grandes bloques de texto para dar descanso a los ojos. El espacio en blanco ayuda mucho a hacer que su escritura sea visualmente más agradable. Agregue imágenes, gráficos y capturas de pantalla. Incluya contenido visual para dividir grandes bloques de texto y agregar contexto. El contenido visual también puede ayudar a los lectores a visualizar ideas complejas.
Los encabezados, las listas con viñetas y los párrafos cortos con mucho espacio en blanco hacen que el contenido sea escaneable. Nuestro formato se obtiene analizando durante años cómo las personas leen nuestro contenido.
Un llamado a la acción (CTA) les dice a los lectores qué quiere que hagan a continuación y los alienta a seguir las instrucciones.
En este correo electrónico de Passion Planner, por ejemplo, un CTA claro permite a los lectores saber exactamente cómo actuar con la información del mensaje:
El correo electrónico informa a los lectores sobre un rastreador de hábitos gratuito. El botón grande y fácil de encontrar a continuación les muestra cómo obtenerlo con la instrucción “Descargar ahora”.
En general, querrá ceñirse a uno o dos CTA por mensaje para no abrumar a su audiencia. Manténgalo simple para ayudarlos a tomar medidas.
También debe hacer que cada CTA sea específico y procesable. Evite el lenguaje vago o abstracto.
Por ejemplo, en una solicitud por correo electrónico a un colega, no diga simplemente “Por favor, envíe el informe pronto”. Dé instrucciones claras para no tener dudas sobre qué (y cuándo) quiere: “Por favor, envíe el informe de progreso del proyecto antes del jueves”.
No publique hasta que haya vuelto a leer el texto. Aunque los errores tipográficos y los pequeños errores gramaticales parezcan insignificantes, afectan la opinión.
El 97,2% de las personas dice que la gramática afecta su percepción general de la empresa. El 51,8% de las personas dice que la gramática afecta su percepción de la profesionalidad de la empresa. El 34,9% de las personas dice que la gramática afecta su percepción de la credibilidad de la empresa.
Los errores de escritura hacen que las personas duden de su experiencia, autoridad y adecuación. Por lo tanto, revise y vuelva a revisar su trabajo antes de hacer clic en el botón de enviar:
Deje el trabajo a un lado. Aléjese de sus escritos durante 24-48 horas. Volver a ellos con ojos frescos le dará una nueva perspectiva y facilitará la detección de errores. Lea su trabajo en voz alta. Pregúntese: ¿suena como mi trabajo? ¿Es el tono apropiado? ¿Son claras las oraciones? Use un corrector ortográfico. Los correctores ortográficos integrados en Google Docs y Microsoft Word o una herramienta como Grammarly pueden ayudar a detectar errores simples. Pídale a alguien más que corrija. Otro par de ojos y una perspectiva adicional pueden ayudarlo a encontrar errores que su cerebro no calculó. Contrate a un corrector profesional. Si está publicando escritos para una audiencia importante (por ejemplo, inversores o clientes potenciales), un corrector experimentado se asegurará de que las personas vean su mejor trabajo. Herramientas y cursos de escritura empresarial que le ayudarán a escribir como un profesional
y consejos mejorarán sus habilidades de escritura empresarial. Pero siempre es bueno tener una mano amiga. Las siguientes herramientas y cursos le ayudarán a llevar su trabajo al siguiente nivel:
Herramientas de escritura empresarial Grammarly. Pegue su texto en el editor gratuito de Grammarly para escanear errores ortográficos y más de 250 errores gramaticales. Una actualización paga también puede analizar el tono y el vocabulario. Hemingway App. Use Hemingway para mejorar la legibilidad, detectar la voz pasiva y eliminar adverbios innecesarios. Alien Road SEO Writing Assistant. Si publica contenido en línea, use nuestro editor inteligente para optimizar la escritura para los motores de búsqueda, mejorar el compromiso y mantener un tono consistente. Readable. Pegue su texto en esta herramienta de cálculo de texto para averiguar qué tan fácil es entender su escritura y obtener consejos para mejorar la legibilidad. Escritura para plantillas de negocios. Si no está seguro de qué escribir, use las plantillas de cartas, memorandos y formularios de Google Doc para empresas para comenzar. Cursos de escritura empresarial Coursera. El curso de la Universidad de Colorado Boulder le muestra cómo aplicar principios básicos en escritura, organización y estructura para convertirse en un mejor escritor de negocios. LinkedIn Learning. El curso de Principios de Escritura Empresarial de LinkedIn le muestra cómo hacer que su escritura sea clara, concisa y sin errores. También incluye ejemplos de antes y después para ayudarlo a aplicar los principios. Universidad de Sídney. Este breve curso en línea le enseña marcos y estructuras de escritura para mejorar su comunicación empresarial. HBR Guide to Better Business Writing. No es un curso, sino un libro valioso para tener en su escritorio. Este libro incluye consejos que le ayudarán a superar el bloqueo del escritor, atraer la atención y ganar credibilidad. Revise esta lista de verificación de escritura empresarial de 22 puntos antes de publicar
La escritura empresarial clara, concisa y decidida da como resultado una comunicación efectiva. Es fácil de entender y actuar. Aborde sus escritos desde el punto de vista de su audiencia. Pregúntese: “¿Qué necesitan aprender o lograr?”
Luego, defina su objetivo y dirija su estilo de escritura y su mensaje. Y asegúrese de recordar las mejores prácticas comerciales, desde la elección de palabras hasta la longitud de las oraciones.
Esfuércese por asegurarse de que su escritura sea útil y legible para que pueda transmitir su mensaje a cada lector cada vez.
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