Projektmanagement-Software für Agenturen

Projektmanagement-Software für Agenturen wurde speziell für Marketingagenturen entwickelt, um den Überblick über ihre Projekte zu behalten, insbesondere wenn mehrere gleichzeitig laufen. Idealerweise sollte sie sich in Ihre bestehende Marketing- und Analysesoftware integrieren lassen und es Ihnen ermöglichen, Ihre Berichtsprozesse zu optimieren.

Es kann jedoch schwierig sein zu wissen, welche Software am besten zu Ihrem Unternehmen passt und welche Ihren individuellen Anforderungen am besten entspricht.

Daher werden wir in diesem Artikel die 15 Kernfunktionen besprechen, die Ihr gewähltes Toolkit immer enthalten sollte.

Hier ist, worauf Sie achten müssen:

1. Ressourcenmanagement

Die Planung und Zuweisung von Ressourcen ist ein grundlegendes Element des Projektmanagements in Agenturen, da Sie wissen müssen, welche Tools das Projekt erfordert und wie viel Zeit und Geld sie verbrauchen werden.

Semrush kann hierbei sicherlich helfen, mit der neuen ‘Aufgaben’-Funktion im Client Manager die den Prozess einfacher denn je macht. Sie ermöglicht es Ihnen nicht nur, Aufgaben innerhalb des Semrush-Systems zu erstellen, sondern auch den Zeitaufwand für diese Aufgaben zu schätzen und die daraus resultierenden Kosten zu bewerten.

Dies stellt sicher, dass Sie eine gute Vorstellung davon haben, was zeitlich machbar ist und wo der Großteil Ihrer Kosten wahrscheinlich anfallen wird.

2. Zentralisierte Kundendaten

Die Speicherung der Daten und Informationen jedes Kunden an einem zentralen Ort kann Ihnen viele Kopfschmerzen ersparen, sowohl in Bezug auf den einfachen Zugriff als auch auf die Minimierung potenzieller Datenfehler.

Vor diesem Hintergrund wurde unser Client Manager-Tool nun in unser Projekte-Tool integriert, sodass Sie über den Tab ‘Projekte’ auf den gesamten Datensatz jedes Kunden zugreifen können. Das bedeutet nicht nur das Ende des Hin- und Her-Schickens von Tabellenkalkulationsdaten; Sie müssen nicht einmal zwischen Semrush-Tools wechseln! Alles ist an einem Ort bereit, was Ihnen Zeit und Mühe spart.

3. KPI-Dashboards

Jede seriöse Projektmanagement-Software für Marketingagenturen sollte es Ihnen ermöglichen, den Fortschritt und die Auswirkungen Ihrer Kundenarbeit zu überwachen und zu bewerten. Dies ist entscheidend, nicht nur um ein besseres Verständnis der Vorgänge zu haben, sondern auch, um Ihren Kunden Ihre Erfolge und Schwierigkeiten veranschaulichen zu können.

Semrush verfügt über mehrere Dashboards, die einen Überblick über diese KPIs bieten, einschließlich eines projektspezifischen Übersichts-Dashboards. Abhängig vom Kernfokus Ihrer Arbeit gibt es auch zahlreiche andere bereichsspezifische Dashboards für:

• SEO
• Werbung
• Content-Marketing
• Soziale Medien
• Wettbewerbsforschung

Dies erleichtert es, die gesuchten Schlüsseldaten jederzeit zu finden und einzusehen.

4. Aufgabenmanagement

Sobald Sie die anstehenden Aufgaben ermittelt haben, egal ob es sich um wiederkehrende oder einmalige Projektaufgaben handelt, benötigen Sie eine Möglichkeit, diese Ihren relevanten Teammitgliedern zuzuweisen.

Dies kann viel Überprüfung in Tabellenkalkulationen erfordern, es sei denn, Sie haben eine Projektmanagement-Software für Werbeagenturen, die dies für Sie erledigt.

5. Aufgabenpriorisierung

Neben der Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen und zuzuweisen, ist es wichtig, dass Ihre Projektmanagement-Software für Kreativagenturen es Ihnen auch ermöglicht, diese zu priorisieren. Dies stellt sicher, dass die dringendsten Dinge zuerst erledigt werden, und lässt jeden wissen, was dringend ist und was nicht.

Der Client Manager verfügt über diese Funktion und ermöglicht es Ihnen, für jede erstellte Aufgabe eine von drei Prioritätseinstellungen (hoch, mittel und niedrig) sowie eine Frist festzulegen.

6. Ein Kalender

Ein Kalender mag wie eine grundlegende Anforderung klingen, aber er ist eine wichtige. Er ermöglicht es Ihnen, wichtige Phasen eines bestimmten Projekts zu planen und wichtige Ereignisse in Ihren Kundenbeziehungen zu vermerken.

Er ermöglicht es Ihnen auch, all diese Pläne und Erinnerungen an einem Ort für jeden oder alle Ihre Kunden aufzubewahren.

7. Teamzusammenarbeit und Kommunikation

Zusammenarbeit und Kommunikation sind die Eckpfeiler eines effektiven Projektmanagements, da Teams ohne sie nicht auf dem gleichen Stand arbeiten können. Dies bedeutet, dass bestimmte Aufgaben übersehen werden könnten oder bestimmte Teammitglieder sich möglicherweise nicht sicher sind, was genau sie tun sollten. In jedem Fall wird Ihr Output leiden und Ihre Kunden werden wahrscheinlich nicht beeindruckt sein.

Semrush kann dazu beitragen, dass dies nicht passiert. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie müssen einen Blogbeitrag für einen Kunden zu einem bestimmten Thema erstellen. Nachdem Sie das Tool Topic Research verwendet haben, um einen geeigneten Blickwinkel zu finden, können Sie diese Karte direkt an den Autor auf Trello senden.

Alternativ können Sie Notizen für Ihre Kollegen zu bestimmten Grafiken innerhalb des Semrush-Toolkits hinterlassen, was zeitaufwändigere Formen der Zusammenarbeit reduziert.

8. Dateifreigabe

Wann immer Sie eine Aufgabe ausführen, einen Kalender aktualisieren oder eine Vorlage erstellen, ist es wichtig, dass andere Beteiligte, seien es Kollegen oder Kunden, leicht darauf zugreifen und überprüfen können, was Sie getan haben.

Semrush verfügt über mehrere Dateifreigabefunktionen, mit denen Sie dies schnell und effizient tun können.

Dazu gehören das Teilen Ihrer SEO-Content-Vorlagen im SEO Writing Assistant und das Erstellen von Berichtsvorlagen in My Reports.

Sie können auch die ‘Zusammenarbeit’-Funktion im Content Audit verwenden, um gemeinsam mit eingeladenen Teilnehmern in einem Google-Dokument zu arbeiten.

9. Fortschrittsverfolgung

Wie wir bereits erwähnt haben, ist es entscheidend, Ihren Fortschritt verfolgen und die Ergebnisse Ihrer Arbeit Ihren Kunden demonstrieren zu können. Das Zusammenstellen Ihrer eigenen Berichte kann jedoch viel zusätzliche Arbeit bedeuten, was bedeutet, dass Ihr gewähltes Projektmanagement-Tool Ihnen idealerweise die Möglichkeit bieten sollte, Ihre Berichte schnell und einfach anzupassen und zu exportieren.

Das Tool My Reports von Semrush tut genau das und ermöglicht es Ihnen, Daten aus jedem Analysetool direkt in einen maßgeschneiderten Bericht zu exportieren. Sie können diese Berichte auch branden und Ihre eigenen benutzerdefinierten Layouts erstellen, bevor Sie sie einfach mit Kunden (und/oder Kollegen) teilen.

Sie können die Ergebnisse Ihrer Arbeit auch direkt über die Tools selbst mit der Funktion Präsentationsmodus präsentieren, die alle Ihre anderen Kundenprojekte ausblendet. Dies ermöglicht es Ihnen, in Echtzeit mit Ihren Kunden zu sprechen, was Ihnen hilft, engere Beziehungen aufzubauen und Ihren Kommunikationen mehr Gewicht zu verleihen.

10. Berichtautomatisierung

Wie im vorherigen Punkt erwähnt, kann das Zusammenstellen von Berichten für Ihre Kunden zeitaufwändig sein. Dies gilt insbesondere für wiederkehrende Berichte, bei denen das Ziel einfach darin besteht, einen bestimmten Kunden täglich, wöchentlich oder monatlich über die Leistung seines Projekts zu informieren.

My Reports erspart Ihnen die Mühe, diese Berichte zu aktualisieren und zu versenden, indem es die Automatisierung ermöglicht. Alles, was Sie tun müssen, ist die Häufigkeit des Berichts auszuwählen, und die Daten darin werden automatisch aktualisiert (abhängig von Ihren ursprünglichen Konfigurationen).

Es wird auch bald eine Kundenportal-Option als Teil des Agency Growth Kitgeben, wo Ihre Kunden auf alle ihre Berichte zugreifen und ihre Website-Leistung an einem Ort verfolgen können. Also, bleiben Sie dran!

11. Skalierbarkeit

Wenn Ihre Agentur wächst, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Tool für kreatives Projektmanagement mit Ihnen wachsen kann. Sie möchten Ihr System nicht ständig umbauen müssen, um mit den Veränderungen Schritt zu halten; Sie möchten nahtlos skalieren können, während Sie den Umfang Ihrer Projekte und die Größe Ihres Kundenstamms erweitern.

Wie der Name schon sagt, ist das  Agency Growth Kit  auf Skalierbarkeit ausgelegt. Wenn Sie sich dafür anmelden, erhalten Sie unbegrenzten Zugriff auf den Client Manager, sodass Sie Ihre Kundenliste ohne Einschränkungen aufbauen können. Es gibt auch Möglichkeiten, Ihr umfassenderes Semrush-Konto an Ihr Wachstum anzupassen, um sicherzustellen, dass Sie für steigende Anforderungen gerüstet sind.

12. Cloud-Funktionalität

In der modernen Geschäftslandschaft erkennen Unternehmen zunehmend die Vorteile des Cloud-Betriebs, und Software as a Service (SaaS) ist ein großer Teil davon. Zu den Hauptvorteilen gehören:

• Unterstützung für Remote-Mitarbeiter;
• keine Installationen;
• geringere Wartungs- und Lizenzkosten;
• die Fähigkeit, einfach zu skalieren und in andere Lösungen zu integrieren; und
• keine Upgrade-Installationen oder Käufe.

Semrush ist eine vollständig cloudbasierte SaaS-Lösung, die all diese Kriterien erfüllt, was bedeutet, dass Ihre Agentur erheblich Zeit, Geld und IT-Ressourcen sparen kann.

13. Datensicherheit

Datensicherheit ist ein weiteres entscheidendes Thema, mit dem sich moderne Unternehmen auseinandersetzen müssen, und das gilt besonders für Agenturen. Ihre Kunden vertrauen Ihnen ihre sensiblen Daten an, und sie müssen wissen, dass diese entsprechend gespeichert und geschützt werden.

Semrush verwendet die Daten Ihrer Kunden für keinen Zweck, und sie werden  gespeichert, verwaltet und geschützt  in Übereinstimmung mit DSGVO und PDI CSS.

14. Integrationen

Wenn Sie Projekte verwalten, kann es verwirrend und zeitaufwendig sein, zwischen verschiedenen Programmen oder Tools hin und her zu wechseln. Integrierte Software kann helfen, dieses Problem zu lösen und sowohl Ihre Arbeitsbelastung als auch Ihre Fähigkeit, Ihren Kunden schnellere, bessere und intuitivere Lösungen anzubieten, erheblich zu erleichtern.

Semrush  hat derzeit umfangreiche Integrationen  mit der Google Search Console und Google Analytics sowie Google My Business und dem Google Disavow Tool. Es gibt auch:

• Andere Google Suite-Integrationen wie Gmail, Google Docs und Google Tag Manager
• Social-Media-Integrationen über das  Social Media Toolkit
• Eigenständige Integrationen mit beliebter Software wie WordPress, Trello, Majestic und Zapier

15. Kundensupport

Wenn Sie auf Probleme mit Ihrer Projektmanagement-Software stoßen oder sich nicht sicher sind, wie etwas funktioniert, sind nicht nur Sie betroffen: Ihre Kunden sind es auch! Daher ist es wichtig, dass Ihr Programm von einer zuverlässigen Kundendienstabteilung unterstützt wird, die reaktionsschnell und erreichbar ist.

Semrush bietet dedizierten 24/7-Support sowie:

• ein umfangreiches  Hilfe-Center  bestehend aus Handbüchern, Workflows, Anleitungen und Leitfäden;
• Demo -Möglichkeiten;
• Onboarding-Kurse; und
• eine ganze Reihe von Bildungsmaterialien, einschließlich  Videos, Webinaren, Artikeln, und mehr.