Лучшее ПО для управления проектами в агентстве

Программное обеспечение для управления проектами агентства специально разработано для маркетинговых агентств, чтобы они могли держать свои проекты под контролем, особенно если их несколько выполняется одновременно. В идеале оно должно интегрироваться с вашим существующим маркетинговым и аналитическим программным обеспечением и позволять вам оптимизировать процессы отчетности.

Однако может быть сложно понять, какое программное обеспечение лучше всего подходит для вашей компании и какое лучше всего соответствует вашим индивидуальным потребностям.

Поэтому в этой статье мы обсудим 15 основных функций, которые всегда должны быть в выбранном вами наборе инструментов.

Вот на что вам нужно обратить внимание:

1. Управление ресурсами

Планирование и распределение ресурсов является фундаментальным элементом управления проектами агентства, так как вам нужно знать, какие инструменты потребуются для проекта и сколько времени и денег они потребуют.

Semrush, безусловно, может помочь в этом с новой функцией «Задачи» в Client Manager делая процесс проще, чем когда-либо. Она не только позволяет создавать задачи в системе Semrush, но и позволяет оценивать время, необходимое для выполнения этих задач, и оценивать последующие расходы.

Это гарантирует, что у вас будет хорошее представление о том, что целесообразно с точки зрения времени, а также о том, куда, скорее всего, уйдет большая часть ваших расходов.

2. Централизованные данные о клиентах

Хранение данных и информации каждого клиента в одном централизованном месте может избавить вас от множества головных болей, как с точки зрения простоты доступа, так и с точки зрения минимизации потенциальных ошибок в данных.

С учетом этого наш инструмент Client Manager теперь интегрирован с нашим инструментом «Проекты», чтобы вы могли получить доступ ко всему набору данных каждого клиента через вкладку «Проекты». Это не только означает конец переключений между кучей данных в электронных таблицах; вам даже не нужно переключаться между инструментами Semrush! Все готово в одном месте, что экономит ваше время и усилия.

3. Панели мониторинга KPI

Любое уважающее себя программное обеспечение для управления проектами маркетингового агентства должно позволять вам отслеживать и оценивать прогресс и влияние работы, которую вы выполняете для клиента. Это крайне важно не только для того, чтобы лучше понимать, что происходит, но и для того, чтобы иметь возможность продемонстрировать свои успехи и трудности своим клиентам.

У Semrush есть несколько панелей мониторинга, которые могут предоставить обзор этих KPI, включая панель мониторинга, специфичную для проекта. В зависимости от основной направленности вашей работы, существуют также многочисленные другие панели мониторинга, специфичные для области, для:

• SEO
• Реклама
• Контент-маркетинг
• Социальные сети
• Исследование конкурентов

Это упрощает поиск и просмотр ключевых данных, которые вы ищете, в любое время.

4. Управление задачами

Как только вы определили задачи, которые необходимо выполнить, будь то повторяющиеся или разовые проектные задачи, вам нужен способ распределить их между соответствующими членами вашей команды.

Это может потребовать много перекрестных проверок в электронных таблицах, если у вас нет программного обеспечения для управления проектами рекламного агентства, которое сделает это за вас.

5. Приоритизация задач

Помимо возможности создавать и назначать задачи, важно, чтобы ваше программное обеспечение для управления проектами креативного агентства также позволяло вам расставлять приоритеты. Это гарантирует, что самые насущные дела будут выполнены в первую очередь, и позволяет всем знать, что является срочным, а что нет.

Client Manager обладает этой возможностью, позволяя вам установить один из трех параметров приоритета (высокий, средний и низкий) для каждой создаваемой вами задачи, а также крайний срок.

6. Календарь

Календарь может показаться базовым требованием, но это важное требование. Он позволяет вам планировать ключевые этапы конкретного проекта и отмечать важные события в ваших отношениях с клиентами.

Он также позволяет вам хранить все эти планы и напоминания в одном месте для каждого или всех ваших клиентов.

7. Командное сотрудничество и коммуникация

Сотрудничество и коммуникация являются краеугольными камнями эффективного управления проектами, поскольку без них команды не могут работать на одной волне. Это означает, что некоторые задачи могут быть упущены из виду, или некоторые члены команды могут не быть уверены в том, что именно они должны делать. В любом случае, ваша продуктивность пострадает, и ваши клиенты вряд ли будут впечатлены.

Semrush может помочь гарантировать, что этого не произойдет. Например, допустим, вам нужно подготовить пост в блоге для клиента на определенную тему. После того, как вы использовали инструмент Topic Research чтобы найти подходящий ракурс, вы можете отправить эту карточку напрямую автору в Trello.

Альтернативно, вы можете оставлять заметки для своих коллег на определенных графиках в наборе инструментов Semrush, сокращая количество более трудоемких способов сотрудничества.

8. Общий доступ к файлам

Всякий раз, когда вы выполняете задачу, обновляете календарь или создаете шаблон, важно, чтобы другие заинтересованные стороны, будь то коллеги или клиенты, могли легко получить доступ и просмотреть то, что вы сделали.

У Semrush есть несколько возможностей обмена файлами, которые позволяют вам делать это быстро и эффективно.

К ним относятся обмен вашими шаблонами SEO-контента в SEO Writing Assistant и создание шаблонов отчетов в My Reports.

Вы также можете использовать функцию «Сотрудничество» в аудите контента, чтобы работать вместе с приглашенными участниками в документе Google.

9. Отслеживание прогресса

Как мы уже упоминали, крайне важно иметь возможность отслеживать свой прогресс и демонстрировать результаты своей работы своим клиентам. Однако составление собственных отчетов может потребовать много дополнительной работы, что означает, что выбранный вами инструмент управления проектами в идеале должен предлагать вам возможность быстро и легко настраивать и экспортировать ваши отчеты.

Инструмент My Reports от Semrush делает именно это, позволяя вам экспортировать данные из любого аналитического инструмента непосредственно в индивидуальный отчет. Вы также можете брендировать эти отчеты и создавать свои собственные макеты, прежде чем легко делиться ими с клиентами (и/или коллегами).

Вы также можете представить результаты своей работы непосредственно через сами инструменты с помощью функции Режим презентации которая скрывает все ваши другие клиентские проекты. Это позволяет вам общаться в режиме реального времени со своими клиентами, помогая вам строить более тесные отношения и придавая больше веса вашим коммуникациям.

10. Автоматизация отчетов

Как упоминалось в предыдущем пункте, составление отчетов для ваших клиентов может отнимать много времени. Это особенно верно для повторяющихся отчетов, где цель состоит просто в том, чтобы информировать конкретного клиента о результатах его проекта на ежедневной, еженедельной или ежемесячной основе.

My Reports избавляет вас от хлопот по обновлению и отправке этих отчетов, обеспечивая автоматизацию. Все, что вам нужно сделать, это выбрать частоту отчета, и данные в нем будут автоматически обновляться (в зависимости от ваших исходных конфигураций).

Скоро также появится опция Портала клиента как часть Agency Growth Kitгде ваши клиенты смогут получить доступ ко всем своим отчетам и отслеживать эффективность своего веб-сайта в одном месте. Так что следите за обновлениями!

11. Масштабируемость

По мере роста вашего агентства вам необходимо убедиться, что ваш инструмент управления творческими проектами способен расти вместе с вами. Вы не хотите перестраивать свою систему, чтобы не отставать от изменений; вы хотите иметь возможность плавно переходить на новый уровень по мере расширения масштабов ваших проектов и увеличения клиентской базы.

Как следует из названия,  Agency Growth Kit  разработан с учетом масштабируемости. Подписавшись на него, вы получаете неограниченный доступ к Client Manager, что позволяет вам расширять список клиентов без ограничений. Также существуют возможности для обновления вашего более широкого аккаунта Semrush в соответствии с вашим ростом, гарантируя, что вы готовы удовлетворить любой рост спроса.

12. Облачная функциональность

В современных бизнес-условиях предприятия все чаще осознают преимущества работы в облаке, и программное обеспечение как услуга (SaaS) является важной частью этого. К основным преимуществам относятся:

• поддержка удаленных сотрудников;
• отсутствие установок;
• снижение затрат на обслуживание и лицензирование;
• возможность легко масштабировать и интегрировать с другими решениями; и
• отсутствие необходимости в установке обновлений или покупках.

Semrush — это полностью облачное SaaS-решение, которое отвечает всем этим требованиям, а это означает, что ваше агентство может значительно сэкономить время, деньги и ИТ-ресурсы.

13. Безопасность данных

Безопасность данных — еще одна важнейшая проблема, с которой приходится сталкиваться современным предприятиям, и это особенно актуально для агентств. Ваши клиенты доверяют вам свои конфиденциальные данные, и им нужно знать, что они хранятся и защищены соответствующим образом.

Semrush не использует данные ваших клиентов ни для каких целей, и они  хранятся, управляются и защищаются  в соответствии с GDPR и PDI CSS.

14. Интеграции

При управлении проектами переключение между различными программами или инструментами может сбивать с толку и отнимать много времени. Интегрированное программное обеспечение может помочь решить эту проблему и значительно облегчить как вашу рабочую нагрузку, так и вашу способность предоставлять более быстрые, качественные и интуитивно понятные решения вашим клиентам.

Semrush в настоящее время  имеет обширные интеграции  с Google Search Console и Google Analytics, а также с Google My Business и Google Disavow Tool. Также существуют:

• Другие интеграции Google Suite, такие как Gmail, Google Docs и Google Tag Manager
• Интеграции с социальными сетями через  Social Media Toolkit
• Автономные интеграции с популярным программным обеспечением, таким как WordPress, Trello, Majestic и Zapier

15. Поддержка клиентов

Если вы сталкиваетесь с проблемами в работе вашего программного обеспечения для управления проектами или не уверены, как что-то работает, это затрагивает не только вас: это затрагивает и ваших клиентов! В результате жизненно важно, чтобы ваша программа поддерживалась надежным отделом обслуживания клиентов, который оперативно реагирует и доступен для связи.

Semrush предоставляет круглосуточную поддержку, а также:

• обширный  центр помощи  состоящий из руководств, рабочих процессов, инструкций и гайдов;
• возможности  демо
• ;
• курсы по адаптации; и множество образовательных материалов, включая , видео, вебинарыстатьи