Logiciel de gestion de projet pour agences performantes

Le logiciel de gestion de projet pour agences est spécifiquement conçu pour permettre aux agences marketing de garder le contrôle sur leurs projets, surtout s’il y en a plusieurs en cours simultanément. Idéalement, il devrait s’intégrer à vos logiciels de marketing et d’analyse existants et vous permettre de rationaliser vos processus de reporting.

Cependant, il peut être difficile de savoir quel logiciel est le mieux adapté à votre entreprise et lequel répond le mieux à vos besoins individuels.

Par conséquent, dans cet article, nous allons discuter des 15 fonctionnalités principales que votre boîte à outils choisie devrait toujours contenir.

Voici ce que vous devez vérifier :

1. Gestion des ressources

La planification et l’allocation des ressources sont un élément fondamental de la gestion de projet en agence, car vous devez savoir quels outils le projet nécessitera et combien de temps et d’argent ils consommeront.

Semrush peut certainement vous aider avec cela, grâce à la nouvelle fonctionnalité ‘Tâches’ dans Client Manager rendant le processus plus simple que jamais. Non seulement elle vous permet de créer des tâches au sein du système Semrush, mais elle vous permet également d’estimer le temps nécessaire pour accomplir ces tâches et d’évaluer les coûts qui en découlent.

Cela garantit que vous avez une bonne idée de ce qui est viable en termes de temps, ainsi que de l’endroit où la majeure partie de vos coûts est susceptible d’aller.

2. Données client centralisées

Avoir les données et les informations de chaque client dans un endroit centralisé peut vous éviter bien des maux de tête, tant en termes de facilité d’accès que de minimisation des erreurs de données potentielles.

Dans cette optique, notre outil Client Manager a désormais été intégré à notre outil Projets, afin que vous puissiez accéder à l’ensemble des données de chaque client via l’onglet ‘Projets’. Cela signifie non seulement la fin des allers-retours entre des tas de données de feuilles de calcul ; vous n’avez même pas besoin de passer d’un outil Semrush à l’autre ! Tout est prêt au même endroit, ce qui vous fait gagner du temps et des efforts.

3. Tableaux de bord KPI

Tout logiciel de gestion de projet d’agence marketing qui se respecte devrait vous permettre de surveiller et d’évaluer les progrès et l’impact du travail que vous effectuez pour le client. C’est crucial non seulement pour mieux comprendre ce qui se passe, mais aussi pour pouvoir illustrer vos succès et vos difficultés à vos clients.

Semrush dispose de plusieurs tableaux de bord qui peuvent fournir un aperçu de ces KPI, y compris un tableau de bord de synthèse spécifique au projet. Selon l’objectif principal du travail que vous effectuez, il existe également de nombreux autres tableaux de bord spécifiques à un domaine pour :

• SEO
• Publicité
• Marketing de contenu
• Réseaux sociaux
• Recherche de concurrents

Cela facilite la localisation et la consultation des données clés que vous recherchez à tout moment.

4. Gestion des tâches

Une fois que vous avez déduit les tâches à accomplir, qu’il s’agisse de tâches récurrentes ou de tâches de projet ponctuelles, vous avez besoin d’un moyen de les attribuer aux membres concernés de votre équipe.

Cela peut impliquer beaucoup de vérifications croisées dans des feuilles de calcul, à moins que vous n’ayez un logiciel de gestion de projet d’agence de publicité qui le fasse pour vous.

5. Priorisation des tâches

En plus de la capacité de créer et d’attribuer des tâches, il est important que votre logiciel de gestion de projet d’agence créative vous permette également de les prioriser. Cela garantit que les choses les plus urgentes sont faites en premier, et permet à tout le monde de savoir ce qui est urgent et ce qui ne l’est pas.

Client Manager possède cette capacité, vous permettant de définir l’un des trois paramètres de priorité (élevée, moyenne et faible) pour chaque tâche que vous créez, ainsi qu’une date limite.

6. Un calendrier

Un calendrier peut sembler être une exigence de base, mais c’est une exigence importante. Il vous permet de planifier les étapes clés d’un projet spécifique et de noter les événements importants dans vos relations avec les clients.

Il vous permet également de conserver tous ces plans et rappels au même endroit, pour chacun ou pour tous vos clients.

7. Collaboration et communication d’équipe

La collaboration et la communication sont les pierres angulaires d’une gestion de projet efficace car, sans elles, les équipes sont incapables de travailler sur la même longueur d’onde. Cela signifie que certaines tâches peuvent être négligées, ou que certains membres de l’équipe peuvent ne pas être sûrs de ce qu’ils devraient faire exactement. Quoi qu’il en soit, votre production en souffrira et il est peu probable que vos clients soient impressionnés.

Semrush peut aider à garantir que cela n’arrive pas. Par exemple, disons que vous devez produire un article de blog pour un client sur un sujet particulier. Après avoir utilisé l’outil Topic Research pour trouver un angle approprié, vous pouvez envoyer cette carte directement à l’auteur sur Trello.

Alternativement, vous pouvez laisser des notes pour vos collègues sur certains graphiques au sein de la boîte à outils Semrush, réduisant ainsi les moyens de collaboration plus chronophages.

8. Partage de fichiers

Chaque fois que vous effectuez une tâche, mettez à jour un calendrier ou créez un modèle, il est important que les autres parties prenantes, qu’il s’agisse de collègues ou de clients, puissent facilement accéder et examiner ce que vous avez fait.

Semrush dispose de plusieurs fonctionnalités de partage de fichiers qui vous permettent de le faire rapidement et efficacement.

Celles-ci incluent le partage de vos modèles de contenu SEO dans SEO Writing Assistant et la génération de modèles de rapport dans My Reports.

Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité ‘Collaboration’ dans l’Audit de contenu pour travailler avec des participants invités dans un document Google.

9. Suivi des progrès

Comme nous l’avons déjà évoqué, il est crucial de pouvoir suivre vos progrès et de démontrer les résultats de votre travail à vos clients. Compiler vos propres rapports peut cependant représenter beaucoup de travail supplémentaire, ce qui signifie que l’outil de gestion de projet que vous choisissez devrait idéalement vous offrir la possibilité de personnaliser et d’exporter vos rapports rapidement et facilement.

L’outil My Reports de Semrush fait exactement cela, vous permettant d’exporter des données de n’importe quel outil analytique directement dans un rapport personnalisé. Vous pouvez également marquer ces rapports et créer vos propres mises en page personnalisées, avant de les partager facilement avec les clients (et/ou les collègues).

Vous pouvez également présenter les résultats de votre travail directement via les outils eux-mêmes avec la fonctionnalité Mode présentation qui masque tous vos autres projets clients. Cela vous permet de parler en temps réel avec vos clients, vous aidant à établir des relations plus étroites et ajoutant plus de poids à vos communications.

10. Automatisation des rapports

Comme évoqué au point précédent, la compilation de rapports pour vos clients peut prendre du temps. Cela est particulièrement vrai pour les rapports récurrents, où l’objectif est simplement de mettre à jour un client particulier sur les performances de son projet sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.

My Reports vous évite la peine de mettre à jour et d’envoyer ces rapports en permettant l’automatisation. Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner la fréquence du rapport, et les données qu’il contient seront automatiquement mises à jour (en fonction de vos configurations d’origine).

Il y aura également bientôt une option de Portail Client dans le cadre de l’ Agency Growth Kitoù vos clients pourront accéder à tous leurs rapports et suivre les performances de leur site web au même endroit. Alors, restez à l’écoute !

11. Évolutivité

À mesure que votre agence se développe, vous devez vous assurer que votre outil de gestion de projets créatifs a la capacité de grandir avec vous. Vous ne voulez pas avoir à refondre votre système pour suivre les changements ; vous voulez pouvoir effectuer une transition en douceur à mesure que vous élargissez la portée de vos projets et la taille de votre clientèle.

Comme son nom l’indique, le  Agency Growth Kit  est conçu avec l’évolutivité à l’esprit. Lorsque vous vous y inscrivez, vous bénéficiez d’un accès illimité au Client Manager, ce qui vous permet de constituer votre liste de clients sans restriction. Il existe également des opportunités de mettre à niveau votre compte Semrush plus large en fonction de votre croissance, vous assurant ainsi d’être équipé pour répondre à toute augmentation de la demande.

12. Fonctionnalité cloud

Dans le paysage commercial moderne, les entreprises réalisent de plus en plus les avantages du fonctionnement dans le cloud, et le logiciel en tant que service (SaaS) en est une grande partie. En effet, les principaux avantages incluent :

• le support de la main-d’œuvre à distance ;
• aucune installation ;
• des coûts de maintenance et de licence inférieurs ;
• la capacité de mettre à l’échelle et de s’intégrer facilement à d’autres solutions ; et
• aucune installation ou achat de mise à niveau.

Semrush est une solution SaaS entièrement basée sur le cloud qui coche toutes ces cases, ce qui signifie que votre agence peut économiser considérablement en temps, en argent et en ressources informatiques.

13. Sécurité des données

La sécurité des données est un autre problème crucial auquel les entreprises modernes doivent faire face, et cela est particulièrement vrai pour les agences. Vos clients vous confient leurs données sensibles, et ils doivent savoir qu’elles sont stockées et protégées en conséquence.

Semrush n’utilise les données de vos clients à aucune fin, et elles sont  stockées, gérées et protégées  conformément au RGPD et à la norme PDI CSS.

14. Intégrations

Lorsque vous gérez des projets, il peut être déroutant et long de basculer entre différents programmes ou outils. Un logiciel intégré peut aider à résoudre ce problème et à faciliter considérablement votre charge de travail ainsi que votre capacité à fournir des solutions plus rapides, meilleures et plus intuitives à vos clients.

Semrush  dispose actuellement d’intégrations étendues  avec Google Search Console et Google Analytics, ainsi qu’avec Google My Business et l’outil Google Disavow. Il existe également :

• D’autres intégrations Google Suite, telles que Gmail, Google Docs et Google Tag Manager
• Des intégrations de réseaux sociaux via le  Social Media Toolkit
• Des intégrations autonomes avec des logiciels populaires tels que WordPress, Trello, Majestic et Zapier

15. Support client

Si vous rencontrez des problèmes avec votre logiciel de gestion de projet ou si vous n’êtes pas sûr du fonctionnement de quelque chose, ce n’est pas seulement vous qui êtes affecté : vos clients le sont aussi ! Par conséquent, il est essentiel que votre programme soit soutenu par un service client fiable, réactif et accessible.

Semrush fournit un support dédié 24/7, ainsi que :

• un vaste  centre d’aide  composé de manuels, de flux de travail, de tutoriels et de guides ;
• des opportunités de  démo
• ;
• des cours d’intégration ; et toute une gamme de matériel pédagogique, y compris des , vidéos, webinairesarticles