ajans proje yönetim yazılımı seçim rehberi ve araçlar

Ajans proje yönetimi yazılımı, özellikle aynı anda yürütülen birden fazla proje olduğunda, pazarlama ajanslarının projelerine hakim olmaları için özel olarak tasarlanmıştır. İdeal olarak, mevcut pazarlama ve analiz yazılımınızla entegre olmalı ve raporlama süreçlerinizi kolaylaştırmanıza olanak tanımalıdır.

Ancak, hangi yazılımın şirketiniz için en uygun olduğunu ve bireysel ihtiyaçlarınızı en iyi hangisinin karşıladığını bilmek zor olabilir.

Bu nedenle, bu makalede seçtiğiniz araç setinin mutlaka içermesi gereken 15 temel özelliği ele alacağız.

İşte kontrol etmeniz gerekenler:

1. Kaynak Yönetimi

Kaynakları planlamak ve tahsis etmek, ajans proje yönetiminin temel bir unsurudur; çünkü projenin hangi araçlara ihtiyaç duyacağını ve bunların ne kadar zaman ve para tüketeceğini bilmeniz gerekir.

Semrush, Client Manager içindeki yeni ‘Görevler’ özelliği ile süreci her zamankinden daha basit hale getirerek bu konuda kesinlikle yardımcı olabilir. Bu özellik, yalnızca Semrush sistemi içinde görevler oluşturmanıza olanak tanımakla kalmaz, aynı zamanda bu görevleri tamamlamak için gereken süreyi tahmin etmenizi ve maliyetleri değerlendirmenizi sağlar.

Bu, zaman açısından neyin uygulanabilir olduğu ve maliyetlerinizin büyük kısmının nereye gideceği konusunda iyi bir fikre sahip olmanızı sağlar.

2. Merkezi Müşteri Verileri

Her müşterinin verilerini ve bilgilerini tek bir merkezi yerde toplamak, hem erişim kolaylığı hem de olası veri hatalarını en aza indirme açısından sizi büyük bir yükten kurtarabilir.

Bunu göz önünde bulundurarak, Client Manager aracımız artık Projeler aracımızla entegre edilmiştir; böylece her müşterinin tüm veri setine ‘Projeler’ sekmesinden erişebilirsiniz. Bu, sadece elektronik tablolardaki veri yığınları arasında gidip gelmenin sona ermesi anlamına gelmez; aynı zamanda Semrush araçları arasında geçiş yapmanıza bile gerek kalmaz! Her şey tek bir yerde hazır bulunur, böylece zamandan ve emekten tasarruf edersiniz.

3. KPI Panelleri

Kendine saygısı olan her pazarlama ajansı proje yönetimi yazılımı, yaptığınız müşteri çalışmalarının ilerlemesini ve etkisini izlemenize ve değerlendirmenize olanak tanımalıdır. Bu, sadece neler olup bittiğini daha iyi anlamak için değil, aynı zamanda başarılarınızı ve zorluklarınızı müşterilerinize gösterebilmek için de çok önemlidir.

Semrush, projeye özel bir genel bakış paneli de dahil olmak üzere bu KPI’lara genel bir bakış sağlayan çeşitli panellere sahiptir. Yaptığınız işin ana odağına bağlı olarak, aşağıdakiler için alana özel çok sayıda başka panel de mevcuttur:

• SEO
• Reklamcılık
• İçerik Pazarlaması
• Sosyal Medya
• Rakip Araştırması

Bu, aradığınız temel verileri istediğiniz zaman bulmanızı ve incelemenizi kolaylaştırır.

4. Görev Yönetimi

Yapılması gereken görevleri, ister tekrarlayan ister tek seferlik proje görevleri olsun, belirledikten sonra bunları ilgili ekip üyelerinize atamanın bir yoluna ihtiyacınız vardır.

Bunu sizin yerinize yapan bir reklam ajansı proje yönetimi yazılımınız yoksa, bu süreç elektronik tablolarda çok fazla çapraz kontrol gerektirebilir.

5. Görev Önceliklendirme

Görev oluşturma ve atama yeteneğinin yanı sıra, yaratıcı ajans proje yönetimi yazılımınızın bunları önceliklendirmenize de izin vermesi önemlidir. Bu, en acil işlerin önce yapılmasını sağlar ve herkesin neyin acil olup neyin olmadığını bilmesine olanak tanır.

Client Manager bu yeteneğe sahiptir; oluşturduğunuz her görev için üç öncelik ayarından birini (yüksek, orta ve düşük) ve bir son teslim tarihi belirlemenizi sağlar.

6. Takvim

Bir takvim temel bir gereksinim gibi görünebilir, ancak önemli bir gereksinimdir. Belirli bir projenin kilit aşamalarını planlamanıza ve müşteri ilişkilerinizdeki önemli olayları not etmenize olanak tanır.

Ayrıca tüm bu planları ve hatırlatıcıları, her bir müşteriniz veya tüm müşterileriniz için tek bir yerde tutmanızı sağlar.

7. Ekip İş Birliği ve İletişim

İş birliği ve iletişim, etkili proje yönetiminin temel taşlarıdır; çünkü bunlar olmadan ekipler aynı sayfada buluşamazlar. Bu, bazı görevlerin gözden kaçabileceği veya bazı ekip üyelerinin tam olarak ne yapmaları gerektiğinden emin olamayacakları anlamına gelir. Her iki durumda da çıktınız zarar görür ve müşterilerinizin etkilenmesi pek olası değildir.

Semrush bunun yaşanmamasını sağlamaya yardımcı olabilir. Örneğin, belirli bir konuda bir müşteri için bir blog yazısı hazırlamanız gerektiğini varsayalım. Uygun bir açı bulmak için Topic Research aracını kullandıktan sonra, bu kartı doğrudan Trello’daki yazara gönderebilirsiniz.

Alternatif olarak, Semrush araç setindeki belirli grafikler üzerine iş arkadaşlarınız için notlar bırakabilir, böylece daha fazla zaman alan iş birliği yöntemlerini azaltabilirsiniz.

8. Dosya Paylaşımı

Bir görev gerçekleştirdiğinizde, bir takvimi güncellediğinizde veya bir şablon oluşturduğunuzda, iş arkadaşlarınız veya müşterileriniz olsun, diğer paydaşların yaptıklarınıza kolayca erişebilmesi ve inceleyebilmesi önemlidir.

Semrush, bunu hızlı ve verimli bir şekilde yapmanızı sağlayan çeşitli dosya paylaşım özelliklerine sahiptir.

Bunlar arasında SEO içerik şablonlarınızı SEO Writing Assistant içinde paylaşmak ve My Reports içinde rapor şablonları oluşturmak yer alır.

Ayrıca, davet edilen katılımcılarla bir Google Dokümanı üzerinde birlikte çalışmak için Content Audit’teki ‘İş Birliği’ özelliğini de kullanabilirsiniz.

9. İlerleme Takibi

Daha önce de değindiğimiz gibi, ilerlemenizi takip edebilmek ve çalışmalarınızın sonuçlarını müşterilerinize gösterebilmek çok önemlidir. Ancak kendi raporlarınızı derlemek çok fazla ekstra iş olabilir, bu da seçtiğiniz proje yönetimi aracının ideal olarak raporlarınızı hızlı ve kolay bir şekilde özelleştirme ve dışa aktarma seçeneği sunması gerektiği anlamına gelir.

Semrush’ın My Reports aracı tam olarak bunu yapar; herhangi bir analiz aracından verileri doğrudan özel bir rapora aktarmanıza olanak tanır. Ayrıca bu raporları markalayabilir ve kendi özel düzenlerinizi oluşturabilir, ardından bunları müşterilerinizle (ve/veya iş arkadaşlarınızla) kolayca paylaşabilirsiniz.

Ayrıca, diğer tüm müşteri projelerinizi gizleyen Sunum Modu özelliği ile çalışmalarınızın sonuçlarını doğrudan araçların kendisi üzerinden de sunabilirsiniz. Bu, müşterilerinizle gerçek zamanlı olarak konuşmanıza, daha yakın ilişkiler kurmanıza ve iletişimlerinize daha fazla ağırlık katmanıza yardımcı olur.

10. Rapor Otomasyonu

Önceki noktada değinildiği gibi, müşterileriniz için rapor derlemek zaman alıcı olabilir. Bu, özellikle amacın sadece belirli bir müşteriyi projelerinin performansı hakkında günlük, haftalık veya aylık olarak güncellemek olduğu tekrarlayan raporlar için geçerlidir.

My Reports, otomasyonu etkinleştirerek bu raporları güncelleme ve gönderme zahmetinden sizi kurtarır. Tek yapmanız gereken raporun sıklığını seçmektir; içindeki veriler (orijinal yapılandırmalarınıza bağlı olarak) otomatik olarak güncellenecektir.

Ayrıca yakında Agency Growth Kit‘in bir parçası olarak, müşterilerinizin tüm raporlarına erişebileceği ve web sitesi performanslarını tek bir yerden takip edebileceği bir Müşteri Portalı seçeneği de olacak. Bu yüzden takipte kalın!

11. Ölçeklenebilirlik

Ajansınız büyüdükçe, yaratıcı proje yönetimi aracınızın sizinle birlikte büyüme kapasitesine sahip olduğundan emin olmanız gerekir. Değişikliklere ayak uydurmak için sisteminizi baştan aşağı yenilemek istemezsiniz; projelerinizin kapsamını ve müşteri kitlenizin boyutunu artırırken sorunsuz bir şekilde geçiş yapabilmek istersiniz.

Adından da anlaşılacağı gibi, Agency Growth Kit ölçeklenebilirlik göz önünde bulundurularak tasarlanmıştır. Kaydolduğunuzda, Client Manager’a sınırsız erişim elde edersiniz ve müşteri listenizi kısıtlama olmaksızın oluşturmanıza olanak tanır. Ayrıca, genişleyen Semrush hesabınızı büyümenize paralel olarak yükseltme fırsatları da vardır, bu da artan talebi karşılamak için donanımlı olmanızı sağlar.

12. Bulut İşlevselliği

Modern iş dünyasında işletmeler, bulut üzerinde çalışmanın avantajlarını giderek daha fazla fark ediyor ve hizmet olarak yazılım (SaaS) bunun büyük bir parçası. Gerçekten de temel faydalar şunlardır:

• uzaktan çalışma desteği;
• kurulum gerektirmemesi;
• daha düşük bakım ve lisanslama maliyetleri;
• diğer çözümlerle kolayca ölçeklenebilme ve entegre olabilme yeteneği; ve
• yükseltme kurulumları veya satın alımları gerektirmemesi.

Semrush, tüm bu kutucukları işaretleyen tamamen bulut tabanlı bir SaaS çözümüdür; bu da ajansınızın zamandan, paradan ve BT kaynaklarından önemli ölçüde tasarruf edebileceği anlamına gelir.

13. Veri Güvenliği

Veri güvenliği, modern işletmelerin uğraşmak zorunda olduğu bir diğer kritik konudur ve bu özellikle ajanslar için geçerlidir. Müşterileriniz hassas verilerini size emanet ediyor ve bu verilerin uygun şekilde saklandığını ve korunduğunu bilmeleri gerekiyor.

Semrush, müşterilerinizin verilerini hiçbir amaçla kullanmaz ve veriler GDPR ve PDI CSS ile uyumlu olarak saklanır, yönetilir ve korunur.

14. Entegrasyonlar

Projeleri yönetirken, farklı programlar veya araçlar arasında gidip gelmek kafa karıştırıcı ve zaman alıcı olabilir. Entegre yazılımlar bu sorunu çözmeye yardımcı olabilir ve hem iş yükünüzü hem de müşterilerinize daha hızlı, daha iyi ve daha sezgisel çözümler sunma yeteneğinizi önemli ölçüde kolaylaştırabilir.

Semrush’ın şu anda Google Search Console ve Google Analytics’in yanı sıra Google My Business ve Google Disavow Tool ile kapsamlı entegrasyonları bulunmaktadır. Ayrıca şunlar da mevcuttur:

• Gmail, Google Docs ve Google Tag Manager gibi diğer Google Suite entegrasyonları
• Social Media Toolkit aracılığıyla sosyal medya entegrasyonları
• WordPress, Trello, Majestic ve Zapier gibi popüler yazılımlarla bağımsız entegrasyonlar

15. Müşteri Desteği

Proje yönetimi yazılımınızla ilgili sorunlarla karşılaşıyorsanız veya bir şeyin nasıl çalıştığından emin değilseniz, etkilenen sadece siz değilsiniz: müşterileriniz de etkileniyor! Sonuç olarak, programınızın duyarlı ve ulaşılabilir güvenilir bir müşteri hizmetleri departmanı tarafından desteklenmesi hayati önem taşır.

Semrush, 7/24 özel destek sağlamanın yanı sıra şunları da sunar:

• kılavuzlar, iş akışları, ‘nasıl yapılır’ içerikleri ve rehberlerden oluşan geniş bir yardım merkezi;
• demo fırsatları;
• işe alım kursları; ve
• videolar, webinarlar, makaleler ve daha fazlasını içeren çok sayıda eğitim materyali.