Warum ein RFP verwenden?
Eine Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP) sollte ein Standarddokument im Handbuch jedes Unternehmens sein. RFPs machen den Prozess der Suche und Auswahl von Auftragnehmern von Anfang an klarer und einfacher.
Für vielbeschäftigte Geschäftsinhaber, Marketingmanager und andere Fachleute, die mit der Auslagerung von Arbeiten für ihre Marken betraut sind, ist es wichtig zu wissen, wie man ein RFP schreibt, um langfristig Zeit, Geld und Ressourcen zu sparen.
In diesem Leitfaden gehen wir darauf ein, was in einem RFP enthalten sein sollte und wie Sie Ihr eigenes erstellen können, sowie RFP-Beispiele und eine RFP-Vorlage, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Ohne weitere Umschweife, lassen Sie uns beginnen.
Eine Aufforderung zur Angebotsabgabe ist ein Dokument, das ein Unternehmen entwirft, wenn es mehrere Angebote für ein (oder mehrere) ausgelagerte Projekte einholt.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie sind ein Autoteileunternehmen, das ein paar Angebote für eine neue Werbekampagne zur Eröffnung einer neuen Werkstatt einholen möchte. Sie möchten sicherstellen, dass die Auftragnehmer oder Digital-Marketing-Agenturen, die sich für diesen Auftrag bewerben, Folgendes wissen:
- Was der Umfang des Projekts ist
- Wie hoch Ihr Budget für das Projekt ist
- Was Ihre Frist ist
- Alle möglichen Hindernisse, die die Arbeit schwieriger oder arbeitsintensiver machen würden
Da Sie theoretisch eine Reihe von Fragen und potenziellen Agenturpartnern bearbeiten werden, spart Ihnen ein Dokument, das die Schlüsselelemente des Projekts nachverfolgt, am Ende Zeit und Geld.
Ein RFP rationalisiert und automatisiert den Ausschreibungsprozess, sodass Sie Ihre Energie auf andere Aspekte Ihrer Kampagnen konzentrieren können.
RFP-Gliederung + Beispiele
Bevor Sie mit dem Prozess beginnen, zu entscheiden, welche Elemente wichtig sind, um sie in Ihre Aufforderung zur Angebotsabgabe aufzunehmen, sollten Sie einige Recherchen anstellen und eine Gliederung oder einen Entwurf eines RFP erstellen.
Sehen Sie sich einige RFP-Beispiele aus dem Internet an, insbesondere solche, die von Unternehmen in Ihrer spezifischen Branche erstellt wurden.
Die Environmental Protection Agency (EPA) hat ein paar RFP-Beispiele die Sie verwenden können, um ein allgemeines Gefühl dafür zu bekommen, wie ein RFP aussieht, besonders wenn Sie noch nie eines gesehen haben.
Wenn Sie jedoch nach RFP-Beispielen oder einer Vorlage suchen, die marktspezifischer ist und sich an Unternehmen richtet, die ein Produkt oder eine Dienstleistung verkaufen, bietet The Template Lab eine Menge Beispiel-RFP-Vorlagen zur Auswahl, basierend auf Ihrer Branche.
Sobald Ihre Recherche ein RFP-Beispiel oder eine Vorlage ergeben hat, die Sie verwenden möchten, um Ihre eigene angepasste Vorlage zu erstellen, beginnen Sie mit einer Gliederung oder einem Entwurf Ihres RFP.
Der beste Weg, dies zu tun, ist, einfach Stift und Papier zu nehmen und die wichtigsten Fakten aufzuschreiben, die Sie über Ihr Unternehmen, das Projekt und mögliche Fallstricke wissen, die während der Arbeitsbeziehung mit einem potenziellen Auftragnehmer auftreten können.
Sobald Sie diese Details ausgearbeitet haben, beginnen Sie mit der Erstellung Ihres vollständigen RFP.
Die 7 wichtigsten Elemente eines RFP
Während es wahr ist, dass jede Aufforderung zur Angebotsabgabe ein wenig anders sein wird als die nächste, weil jedes Projekt und jedes Unternehmen einzigartig ist, sind mehrere Elemente fast immer in einem RFP enthalten, um das Leben auf beiden Seiten des Vertragsabschlusses zu erleichtern.
Hier sind ein paar Dinge, die Sie unbedingt in Betracht ziehen sollten, Ihrem eigenen RFP hinzuzufügen:
1. Einleitung
Eine Einleitung ist das Erste, was ein potenzieller Auftragnehmer oder eine Agentur in der Aufforderung zur Angebotsabgabe über Ihr Unternehmen sehen wird. Sie sollte auf der ersten Seite im Vordergrund stehen.
Dies ist der Bereich, in dem Sie über Ihre Gründer, den Vorstand, Führungskräfte, Ihr Leitbild, was Ihr Unternehmen tut, wie lange Sie bereits tätig sind und alles andere, was Sie für wichtig halten, um es vorab über Ihre Marke oder Ihr Produkt zu wissen, sprechen können. Dies ist nicht der Ort, um auf die feineren Details des Projekts einzugehen, das kommt gleich.
2. Umfang der Projektarbeit
Dies ist der Bereich, in dem Sie so detailliert wie möglich über das Projekt sprechen werden. Listen Sie alle Ihre Mikro- und Makroziele für das Projekt auf. Sprechen Sie detailliert über die Erwartungen an das gewinnende Unternehmen.
Wenn wir das Autoteilegeschäft wieder als Beispiel nehmen, könnten Sie so etwas schreiben wie: „Das gewinnende Unternehmen wird über 10 Jahre Erfahrung in der Erstellung von digitalen Werbekampagnen für mittelständische Autounternehmen verfügen.“
So detailliert wie möglich in diesem Abschnitt der Aufforderung zur Angebotsabgabe zu sein, wird diejenigen Auftragnehmer aussortieren, die einige grundlegende Qualifikationen für das Projekt nicht erfüllen. Es wird auch qualifizierten Auftragnehmern helfen, einen Vorschlag vorzubereiten, der Ihren Bedürfnissen entspricht.
3. Fristen und wichtige Einreichungsdaten
Einer der wichtigsten Faktoren in jedem Vertrag ist die Frist. Wenn Sie eine strikte Frist haben, stellen Sie sicher, dass Sie dies in Ihrer Aufforderung zur Angebotsabgabe hervorheben. Wenn Sie zusätzliche Einreichungsdaten haben, die bietende Auftragnehmer kennen sollten, ist dies der Ort, um dies zu erwähnen.
Dies wird die Auftragnehmer aussortieren, die andere wichtige, widersprüchliche Projekte während Ihres Zeitplans haben (was es unmöglich macht, Ihre Bedürfnisse zu erfüllen).
4. Zeitplan für die Angebotsauswahl
Betrachten Sie diesen Abschnitt als eine Höflichkeit gegenüber Ihren Bietern. Auftragnehmer machen sich oft viele Gedanken über ihre Angebote. Lassen Sie sie wissen, wann Sie planen, Ihre Auswahl zu treffen und wie sie kontaktiert werden.
Dies hilft auch sowohl Ihrem Unternehmen als auch den Auftragnehmern, mehrere Angebote für mehrere Projekte zu jonglieren. Stellen Sie sicher, dass alle Stakeholder auf Ihrer Seite auch über das Auswahldatum informiert sind, das in Ihrer Aufforderung zur Angebotsabgabe enthalten ist, damit sie es nicht versehentlich übersehen.
5. Auswahlkriterien
Dieser Teil der Aufforderung zur Angebotsabgabe kann helfen, zwei Dinge zu erreichen:
- Bieter auf alle Ihre schriftlichen Angebotsanforderungen aufmerksam machen, das heißt die Elemente, die sie in ihren schriftlichen Vorschlag aufnehmen müssen, um ernsthaft in Betracht gezogen zu werden
- Auftragnehmer auf alle geschäftsbezogenen Kriterien aufmerksam machen, die Sie in Ihrem Auswahlprozess untersuchen
Wenn Sie planen, diese beiden Arten von Kriterien zu kombinieren, stellen Sie sicher, dass Sie dies in Ihrem RFP klar definieren. Lassen Sie die Bieter dies wissen, indem Sie Unterabschnitte erstellen, die jeweils einem gewidmet sind: Angebotskriterien und Geschäftsauswahlkriterien.
6. Budget
Auftragnehmer müssen wissen, mit welchem Budget Sie arbeiten, um festzustellen, ob sie ihre Zeit verschwenden, indem sie einen Vorschlag für einen Vertrag einreichen, der nicht über die finanzielle Unterstützung verfügt, die sie benötigen.
Wenn Sie in diesem Abschnitt detailliert sein möchten, indem Sie Ihr zweckgebundenes Budget aufschlüsseln, ist das in Ordnung. Andernfalls reicht es normalerweise aus, den Auftragnehmern eine allgemeine Vorstellung davon zu geben, was Sie sich leisten können, um die richtigen Angebote einzuholen.
7. Bedenken und mögliche Hindernisse
Jedes Projekt bringt Herausforderungen mit sich. Dies ist der Ort, um alle potenziellen Hindernisse zu skizzieren, damit Ihre potenziellen Auftragnehmer von Anfang an darüber informiert sind.
Zum Beispiel könnten Sie so etwas einfügen wie: „Der gewinnende Auftragnehmer wird sich bewusst sein, dass ein wichtiger Stakeholder für dieses Projekt von Monat X bis Monat Y im Urlaub sein wird. Der gewinnende Auftragnehmer wird bereit sein, mitten im Projekt einen neuen Ansprechpartner zu etablieren.“
Einige Auftragnehmer haben ihre eigenen internen Betriebsverfahren, die sie daran hindern könnten, mit Ihnen zu arbeiten, falls bestimmte Hindernisse auftreten. Diese Auftragnehmer aus dem Auswahlprozess zu eliminieren, wird das Leben sowohl für Sie als auch für sie einfacher machen.
RFP-Checkliste
Sobald Sie Ihre Vorlage für die Aufforderung zur Angebotsabgabe geschrieben haben, möchten Sie sicherstellen, dass alle wesentlichen Teile enthalten sind, bevor Sie sie an Auftragnehmer senden.
Obwohl es unmöglich ist, eine Standard-Checkliste zu erstellen, die alle möglichen RFP-Elemente für alle möglichen Branchen abdeckt, finden Sie unten eine Checkliste für einige der häufigsten.
Geschäftskontaktinformationen (wie Auftragnehmer Sie kontaktieren können)
Ansprechpartner (wer genau leitet das Projekt auf Ihrer Seite der Vereinbarung)
Einleitung
Umfang des Projekts (mit allen enthaltenen kleinen Aufgaben)
Projektfrist
Fristen für die Einreichung von Vorschlägen
Auswahlkriterien
Budget
Bedenken und mögliche Hindernisse
Ein kleiner Abschnitt, in dem den Auftragnehmern für ihre Zeit gedankt wird (nicht notwendig, aber eine nette Geste)
RFP-Vorlage
Hier haben wir eine RFP-Vorlage zusammengestellt, die Sie verwenden können, um mit der Skizzierung Ihres Projekts für zukünftige Auftragnehmer zu beginnen. Um die Vorlage zu verwenden, kopieren Sie einfach den Text und fügen Sie alle benötigten Informationen über Ihr Projekt hinzu.
Kontaktinformationen
Setzen Sie Ihren Firmennamen, Ihre Postanschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse in die obere linke Ecke des Dokuments.
Einleitung
Fügen Sie relevante Informationen über Ihre Unternehmensgeschichte, Gründer und was genau Sie als Unternehmen tun, hinzu.
Arbeitsumfang
Stellen Sie sicher, dass Sie so viele Details wie möglich hinzufügen. Organisieren Sie diesen Abschnitt mit Aufzählungspunkten oder Zahlen, um alles klar zu halten.
Projektfristen
Seien Sie in diesem Abschnitt so klar und prägnant wie möglich. Wenn Ihr Projekt mehrere Fristen hat, listen Sie diese in der Reihenfolge auf und geben Sie klare Anweisungen, was an diesem Datum fällig ist.
Zeitplan für die Angebotsauswahl
Dieser Abschnitt sollte sehr kurz und klar sein. Listen Sie das Datum der Auswahl und die Art der Kontaktaufnahme für das gewinnende Angebot auf.
Auswahlkriterien
Hier könnten Sie zwei Unterabschnitte einfügen: Kriterien für schriftliche Angebote sowie die Erfahrungs- und Geschäftskriterien für Bieter.
Budget
Sie können in diesem Abschnitt detailliert vorgehen oder einfach eine klare und prägnante Beschreibung Ihres Budgets für dieses Projekt bereitstellen.
Bedenken, Fragen und Hindernisse
Beschreiben Sie detailliert alle erwarteten Hindernisse, auf die ein Auftragnehmer stoßen könnte, und listen Sie alle offenen Fragen an Ihre Bieter oder etwaige Bedenken auf. Geben Sie außerdem weitere Informationen über Ihr Unternehmen an, die nicht in den oben genannten Abschnitten enthalten sind, aber für Auftragnehmer wichtig sind.
Abschließende Gedanken
Die Auswahl guter Auftragnehmer, die Ihrem Unternehmen beim Erreichen seiner Ziele helfen, ist ein entscheidender Teil der Führung einer erfolgreichen Marke. Es kann sowohl nervenaufreibend als auch zeitaufwendig sein, ohne die Hilfe einer Ausschreibung (RFP) eine Reihe von Angeboten innerhalb eines Geschäftsquartals abzuwägen.
RFPs sind ideal für Unternehmen, die über die Zeit und die Ressourcen verfügen, diese zu erstellen sowie die Verteilung und das Ergebnis dieser Angebote zu verwalten. Die gute Nachricht ist, dass viele Unternehmen professionelle RFP-Dokumente erfolgreich online und intern erstellen können.
Ein weiterer Weg, um sicherzustellen, dass Sie mit qualifizierten Auftragnehmern zusammenarbeiten, ist die Nutzung einer Agentur-Partnerplattform. Unsere Agentur-Partnerplattform bringt Unternehmen mit hochqualifizierten und erfahrenen Agenturen zusammen, um nahezu jeden Marketingbedarf einer Marke zu decken. Es ist eine großartige Möglichkeit, Ihre digitalen Marketingziele zu erreichen, ohne intern skalieren oder mehreren Angeboten für mehrere Verträge hinterherlaufen zu müssen.
Egal für welchen Weg Sie sich entscheiden, ein detailliertes RFP-Template für Ihr nächstes Projekt parat zu haben, kann viel Stress eliminieren und Ihnen ermöglichen, sich wieder auf andere wichtige Teile Ihres Unternehmens zu konzentrieren.