Pourquoi utiliser une RFP ?
Une demande de proposition (RFP) devrait être un document de référence dans le manuel de toute entreprise. Les RFP rendent le processus de recherche et de sélection des entrepreneurs plus clair et plus facile dès le départ.
Pour les propriétaires d’entreprise occupés, les responsables marketing et autres professionnels chargés de sous-traiter le travail pour leurs marques, savoir comment rédiger une RFP est essentiel pour vous faire économiser du temps, de l’argent et des ressources à long terme.
Dans ce guide, nous passerons en revue ce qui devrait être inclus dans une RFP et comment élaborer la vôtre, ainsi que des exemples de RFP et un modèle de RFP pour vous aider à démarrer. Sans plus attendre, commençons.
Une demande de proposition est un document qu’une entreprise rédige lorsqu’elle recherche plusieurs offres pour un (ou plusieurs) projet(s) externalisé(s).
Par exemple, disons que vous êtes une entreprise de pièces automobiles cherchant à recevoir quelques offres pour une nouvelle campagne publicitaire promouvant l’ouverture d’un nouvel atelier de carrosserie. Vous voudrez vous assurer que les entrepreneurs ou les agences de marketing numérique qui soumissionnent pour ce travail savent :
- Quel est le périmètre du projet
- Quel est votre budget pour le projet
- Quelle est votre date limite
- Tous les obstacles possibles qui rendraient le travail plus difficile ou plus laborieux
Parce que, en théorie, vous répondrez à un certain nombre de questions et de partenaires d’agence potentiels, avoir un document qui suit les éléments clés du projet vous fait gagner du temps et de l’argent à la fin.
Une RFP rationalise et automatise le processus d’appel d’offres afin que vous puissiez concentrer votre énergie sur d’autres aspects de vos campagnes.
Plan de RFP + Exemples
Avant de commencer le processus de décision sur les éléments importants à inclure dans votre demande de proposition, envisagez de faire quelques recherches et de compléter un plan ou un brouillon de RFP.
Jetez un œil à quelques exemples de RFP sur le Web, en particulier ceux générés par des entreprises de votre secteur spécifique.
L’Agence de protection de l’environnement (EPA) a quelques exemples de RFP que vous pouvez utiliser pour avoir une idée générale de ce à quoi ressemble une RFP, surtout si vous n’en avez jamais vu auparavant.
Cela dit, si vous recherchez des exemples de RFP, ou un modèle plus spécifique au marché et orienté vers les entreprises qui vendent un produit ou un service, The Template Lab propose une tonne de modèles d’échantillons de RFP à choisir, en fonction de votre secteur.
Une fois que vos recherches ont donné un échantillon ou un modèle de RFP que vous souhaitez utiliser pour créer votre propre modèle personnalisé, commencez à travailler sur un plan ou un brouillon de votre RFP.
La meilleure façon de le faire est simplement de prendre un stylo et du papier et de noter les points essentiels que vous connaissez sur votre entreprise, le projet et les pièges potentiels qui pourraient survenir au cours de la relation de travail avec un entrepreneur potentiel.
Une fois que vous avez clarifié ces détails, commencez à élaborer votre RFP complète.
Les 7 éléments principaux d’une RFP
Bien qu’il soit vrai que chaque demande de proposition sera un peu différente de la suivante car chaque projet et chaque entreprise est unique, plusieurs éléments sont presque toujours inclus dans une RFP pour faciliter la vie des deux parties au contrat.
Voici quelques éléments que vous voudrez sérieusement envisager d’ajouter à votre propre RFP :
1. Introduction
Une introduction est la première chose qu’un entrepreneur ou une agence potentiel verra à propos de votre entreprise dans la demande de proposition. Elle doit être au premier plan sur la première page.
C’est l’espace où vous pouvez parler de vos fondateurs, de votre conseil d’administration, de vos dirigeants, de votre énoncé de mission, de ce que fait votre entreprise, depuis combien de temps vous êtes en activité et tout ce que vous jugez pertinent de savoir sur votre marque ou votre produit dès le départ. Ce n’est pas l’espace pour entrer dans les détails plus fins du projet, cela viendra dans un instant.
2. Périmètre des travaux du projet
C’est l’espace où vous parlerez du projet aussi en détail que possible. Listez tous vos micro et macro objectifs pour le projet. Parlez en détail des attentes envers l’entreprise gagnante.
En reprenant l’exemple de l’atelier de pièces automobiles, vous pourriez écrire quelque chose comme : « L’entreprise gagnante aura 10 ans d’expérience dans la création de campagnes publicitaires numériques pour des entreprises automobiles de taille moyenne. »
Être aussi détaillé que possible dans cette section de la demande de proposition éliminera les entrepreneurs qui ne répondent pas à certaines qualifications de base pour le projet. Cela aidera également les entrepreneurs qualifiés à préparer une proposition qui répond à vos besoins.
3. Délais et dates de soumission importantes
L’un des facteurs les plus importants dans tout contrat est la date limite. Si vous avez une date limite stricte, assurez-vous de la souligner dans votre demande de proposition. Si vous avez des dates de soumission supplémentaires dont les entrepreneurs soumissionnaires doivent être conscients, c’est l’endroit pour le mentionner.
Cela éliminera les entrepreneurs qui ont d’autres projets importants et contradictoires pendant votre calendrier (ce qui rend impossible la satisfaction de vos besoins).
4. Calendrier de sélection des offres
Considérez cette section comme une courtoisie envers vos soumissionnaires. Les entrepreneurs réfléchissent souvent beaucoup à leurs offres. Faites-leur savoir quand vous prévoyez de faire votre sélection et comment ils seront contactés.
Cela aide également votre entreprise et les entrepreneurs à jongler avec plusieurs offres pour plusieurs projets. Assurez-vous que toutes les parties prenantes de votre côté sont également au courant de la date de sélection incluse dans votre demande de proposition afin qu’elles ne la négligent pas accidentellement.
5. Critères de sélection
Cette partie de la demande de proposition peut aider à accomplir deux choses :
- Sensibiliser les soumissionnaires à toutes vos exigences de soumission écrites, c’est-à-dire les éléments qu’ils doivent inclure dans leur proposition écrite pour être sérieusement pris en considération
- Sensibiliser les entrepreneurs à tous les critères liés à l’entreprise que vous examinez dans votre processus de sélection
Si vous prévoyez de combiner ces deux types de critères, assurez-vous de le définir clairement dans votre RFP. Faites-le savoir aux soumissionnaires en créant des sous-sections dédiées à chacun : critères de proposition et critères de sélection commerciale.
6. Budget
Les entrepreneurs doivent savoir avec quel budget vous travaillez afin de déterminer s’ils perdent leur temps en soumettant une proposition pour un contrat qui n’a pas le soutien financier dont ils ont besoin.
Si vous souhaitez être détaillé dans cette section en ventilant votre budget alloué, c’est très bien. Sinon, donner aux entrepreneurs une idée générale de ce que vous pouvez vous permettre est généralement suffisant pour attirer les bonnes offres.
7. Préoccupations et obstacles possibles
Chaque projet comporte des défis. C’est l’endroit pour décrire tous les obstacles potentiels afin que vos entrepreneurs potentiels puissent en être conscients dès le départ.
Par exemple, vous voudrez peut-être inclure quelque chose comme : « L’entrepreneur gagnant sera conscient qu’une partie prenante importante pour ce projet sera en congé du mois X au mois Y. L’entrepreneur gagnant sera prêt à établir un nouveau point de contact au milieu du projet. »
Certains entrepreneurs ont leurs propres procédures opérationnelles internes qui pourraient les empêcher de travailler avec vous en cas de certains obstacles. Éliminer ces entrepreneurs du processus de sélection facilitera la vie pour vous et pour eux.
Liste de contrôle RFP
Une fois que vous avez rédigé votre modèle de demande de proposition, vous voudrez vous assurer que toutes les pièces essentielles sont incluses avant de commencer à l’envoyer aux entrepreneurs.
Bien qu’il soit impossible de créer une liste de contrôle standard couvrant tous les éléments possibles de RFP pour toutes les industries possibles, vous trouverez ci-dessous une liste de contrôle pour certaines des plus courantes.
Coordonnées de l’entreprise (comment les entrepreneurs peuvent vous contacter)
Points de contact (qui dirige spécifiquement le projet de votre côté de l’accord)
Introduction
Périmètre du projet (avec toutes les tâches mineures incluses)
Date limite du projet
Dates limites de soumission des propositions
Critères de sélection
Budget
Préoccupations et obstacles éventuels
Une petite section remerciant les entrepreneurs pour leur temps (pas nécessaire, mais une belle touche)
Modèle de RFP
Ici, nous avons rassemblé un modèle de RFP que vous pouvez utiliser pour commencer à esquisser votre projet pour les futurs entrepreneurs. Pour utiliser le modèle, copiez simplement le texte et ajoutez toutes les informations nécessaires sur votre projet.
Coordonnées
Mettez le nom de votre entreprise, votre adresse postale, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail dans le coin supérieur gauche du document.
Introduction
Incluez des informations pertinentes sur l’historique de votre entreprise, vos fondateurs et ce que vous faites exactement en tant qu’entreprise.
Périmètre des travaux
Assurez-vous d’inclure autant de détails que possible. Organisez cette section avec des puces ou des chiffres pour garder tout clair.
Délais du projet
Soyez aussi clair et concis que possible dans cette section. Si votre projet a plusieurs dates limites, listez-les dans l’ordre et donnez des instructions claires sur ce qui est dû à cette date.
Calendrier de sélection des offres
Cette section doit être très brève et claire. Listez la date de sélection et le mode de contact pour l’offre gagnante.
Critères de sélection
Vous souhaiterez peut-être inclure deux sous-sections ici : les critères de proposition écrite et les critères d’expérience et commerciaux du soumissionnaire.
Budget
Vous pouvez être détaillé dans cette section, ou simplement fournir une description claire et concise de votre budget pour ce projet.
Préoccupations, questions et obstacles
Donnez une description détaillée de tous les obstacles attendus qu’un entrepreneur pourrait rencontrer et dressez la liste de toutes les questions en suspens que vous avez pour vos soumissionnaires ou de toute préoccupation que vous pourriez avoir. Fournissez également d’autres informations sur votre entreprise qui ne sont pas incluses dans les autres sections énumérées ci-dessus, mais qui sont importantes pour les entrepreneurs.
Réflexions finales
Sélectionner de bons entrepreneurs pour aider votre entreprise à atteindre ses objectifs est une partie cruciale de la gestion d’une marque prospère. Il peut être à la fois éprouvant et long d’essayer d’équilibrer un certain nombre d’offres au cours d’un trimestre commercial, sans l’aide d’une demande de proposition (RFP).
Les RFP sont idéales pour les entreprises qui ont le temps et les ressources nécessaires pour les produire et gérer la distribution et le résultat de ces offres. La bonne nouvelle est que de nombreuses entreprises peuvent créer avec succès des documents RFP professionnels en ligne et en interne.
Une autre façon de vous assurer que vous travaillez avec des entrepreneurs qualifiés consiste à passer par une plateforme de partenaires d’agence. Notre Plateforme de Partenaires d’Agence associe les entreprises à des agences hautement qualifiées et expérimentées pour répondre à pratiquement tous les besoins marketing qu’une marque peut avoir. C’est un excellent moyen d’atteindre vos objectifs de marketing numérique sans avoir à évoluer en interne ou à courir après plusieurs offres pour plusieurs contrats.
Quelle que soit la voie que vous choisissez, avoir un modèle de RFP détaillé prêt pour votre prochain projet peut éliminer beaucoup de stress et vous permettre de vous remettre au travail sur d’autres parties importantes de votre entreprise.