Niyə RFP istifadə etməli?
Təklif sorğusu (RFP) hər bir biznesin oyun kitabında əsas sənəd olmalıdır. RFP-lər podratçıların tapılması və seçilməsi prosesini əvvəldən daha aydın və asan edir.
Məşğul biznes sahibləri, marketinq menecerləri və öz brendləri üçün işi autsorsinq etmək tapşırılan digər peşəkarlar üçün RFP-ni necə yazmağı bilmək uzun müddətdə vaxtınıza, pulunuza və resurslarınıza qənaət etmək üçün vacibdir.
Bu bələdçidə biz RFP-yə nələrin daxil edilməli olduğunu və özünüzünkünü necə hazırlayacağınızı, həmçinin başlamağınız üçün RFP nümunələrini və RFP şablonunu nəzərdən keçirəcəyik. Uzatmadan başlayaq.
Təklif sorğusu, bir biznesin bir (və ya bir neçə) autsorsinq layihəsi üçün çoxsaylı təkliflər axtardığı zaman hazırladığı sənəddir.
Məsələn, deyək ki, siz yeni bir avtomobil təmiri sexinin açılışını təbliğ edən yeni bir reklam kampaniyası üçün bir neçə təklif almaq istəyən avtomobil hissələri biznesisiniz. Bu işi görmək üçün təklif verən podratçıların və ya rəqəmsal marketinq agentliklərinin aşağıdakıları bildiyinə əmin olmaq istəyəcəksiniz:
- Layihənin əhatə dairəsi nədir
- Layihə üçün büdcəniz nə qədərdir
- Son tarixiniz nədir
- İşi daha çətin və ya əmək tutumlu edə biləcək hər hansı mümkün maneələr
Nəzəri olaraq bir sıra suallar və potensial agentlik tərəfdaşları ilə işləyəcəyiniz üçün layihənin əsas elementlərini izləyən bir sənədə sahib olmaq sonda vaxtınıza və pulunuza qənaət edir.
RFP tender prosesini sadələşdirir və avtomatlaşdırır, beləliklə, enerjinizi kampaniyalarınızın digər aspektlərinə yönəldə bilərsiniz.
RFP Planı + Nümunələr
Təklif sorğusuna hansı elementlərin daxil edilməsinin vacib olduğuna qərar verməzdən əvvəl bir az araşdırma aparmağı və RFP-nin planını və ya qaralamasını tamamlamağı düşünün.
İnternetdəki bəzi RFP nümunələrinə, xüsusən də sizin xüsusi sənayenizdəki bizneslər tərəfindən yaradılanlara baxın.
Ətraf Mühitin Mühafizəsi Agentliyinin (EPA) bir neçə RFP nümunəsi var ki, onlardan RFP-nin nəyə bənzədiyinə dair ümumi təsəvvür əldə etmək üçün istifadə edə bilərsiniz, xüsusən də əvvəllər heç görməmisinizsə.
Bununla belə, əgər siz RFP nümunələri və ya məhsul və ya xidmət satan bizneslər üçün daha çox bazar yönümlü bir şablon axtarırsınızsa, The Template Lab sənayenizə əsasən seçə biləcəyiniz bir çox nümunə RFP şablonları təklif edir.
Araşdırmanız öz fərdiləşdirilmiş şablonunuzu yaratmaq üçün istifadə etmək istədiyiniz bir RFP nümunəsi və ya şablonu verdikdən sonra RFP-nizin planı və ya qaralaması üzərində işə başlayın.
Bunun ən yaxşı yolu sadəcə qələmi kağıza götürüb biznesiniz, layihə və potensial podratçı ilə iş münasibətləri zamanı yarana biləcək hər hansı potensial çətinliklər haqqında bildiyiniz əsas məqamları qeyd etməkdir.
Bu detalları dəqiqləşdirdikdən sonra tam RFP-nizi hazırlamağa başlayın.
RFP-nin ən yaxşı 7 elementi
Hər bir təklif sorğusu digərindən bir az fərqli olacaq, çünki hər layihə və biznes unikaldır, lakin müqavilənin hər iki tərəfi üçün həyatı asanlaşdırmaq üçün RFP-yə demək olar ki, həmişə bir neçə element daxil edilir.
Budur, öz RFP-nizə əlavə etməyi ciddi şəkildə nəzərdən keçirmək istəyəcəyiniz bir neçə şey:
1. Giriş
Giriş, potensial podratçının və ya agentliyin təklif sorğusunda biznesiniz haqqında görəcəyi ilk şeydir. O, ilk səhifədə ön və mərkəzdə olmalıdır.
Bu, təsisçiləriniz, şuranız, rəhbərləriniz, missiya bəyanatınız, biznesinizin nə etdiyi, nə qədər müddətdir fəaliyyət göstərdiyiniz və brendiniz və ya məhsulunuz haqqında əvvəlcədən bilməli olduğunuzu düşündüyünüz hər hansı digər məlumat haqqında danışa biləcəyiniz yerdir. Bu, layihənin incə detallarına girmək üçün yer deyil, bu bir azdan gələcək.
2. Layihə İşinin Əhatə Dairəsi
Bu, layihə haqqında mümkün qədər ətraflı danışacağınız yerdir. Layihə üçün bütün mikro və makro məqsədlərinizi siyahıya alın. Qalib gələn firma üçün gözləntilər haqqında ətraflı danışın.
Avtomobil hissələri mağazasını yenidən nümunə kimi götürsək, belə bir şey yaza bilərsiniz: “Qalib gələn firmanın orta ölçülü avtomobil biznesləri üçün rəqəmsal reklam kampaniyalarının hazırlanmasında 10 illik təcrübəsi olacaq.”
Təklif sorğusunun bu hissəsində mümkün qədər ətraflı olmaq, layihə üçün bəzi əsas ixtisaslara cavab verməyən podratçıları kənarlaşdıracaq. Bu, həmçinin ixtisaslı podratçılara ehtiyaclarınıza cavab verən bir təklif hazırlamağa kömək edəcək.
3. Son tarixlər və vacib təqdimat tarixləri
Hər hansı bir müqavilədə ən vacib amillərdən biri son tarixdir. Əgər ciddi son tarixiniz varsa, bunu təklif sorğunuzda vurğuladığınızdan əmin olun. Təklif verən podratçıların bilməli olduğu hər hansı əlavə təqdimat tarixləriniz varsa, bunu qeyd etmək üçün yer buradır.
Bu, sizin zaman çizelgeniz ərzində digər böyük, ziddiyyətli layihələri olan podratçıları (ehtiyaclarınızı ödəməyi qeyri-mümkün edən) kənarlaşdıracaq.
4. Təklif Seçimi Zaman Çizelgesi
Bu bölməni təklif verənlərə bir nəzakət kimi düşünün. Podratçılar tez-tez öz təkliflərinə çox fikir verirlər. Seçiminizi nə vaxt etməyi planlaşdırdığınızı və onlarla necə əlaqə saxlanılacağını bildirin.
Bu, həm biznesinizə, həm də podratçılara bir çox layihə üçün çoxsaylı təklifləri idarə etməyə kömək edir. Tərəfinizdəki bütün maraqlı tərəflərin də təklif sorğusuna daxil edilmiş seçim tarixindən xəbərdar olduğundan əmin olun ki, onlar təsadüfən onu nəzərdən qaçırmasınlar.
5. Seçim Meyarları
Təklif sorğusunun bu hissəsi iki şeyi yerinə yetirməyə kömək edə bilər:
- Təklif verənləri bütün yazılı təklif tələblərinizdən xəbərdar etmək, yəni ciddi şəkildə nəzərdən keçirilməsi üçün yazılı təkliflərinə daxil etməli olduqları elementlər
- Podratçıları seçim prosesinizdə araşdırdığınız bütün bizneslə bağlı meyarlardan xəbərdar etmək
Əgər bu iki növ meyarı birləşdirməyi planlaşdırırsınızsa, bunu RFP-nizdə aydın şəkildə müəyyən etdiyinizə əmin olun. Hər birinə həsr olunmuş alt bölmələr yaratmaqla təklif verənlərə bildirin: təklif meyarları və biznes seçimi meyarları.
6. Büdcə
Podratçılar, tələb etdikləri maliyyə dəstəyi olmayan bir müqavilə üçün təklif verməklə vaxtlarını itirib-itirmədiklərini müəyyən etmək üçün hansı büdcə ilə işlədiyinizi bilməlidirlər.
Bu bölmədə ayrılmış büdcənizi parçalayaraq ətraflı olmaq istəyirsinizsə, bu yaxşıdır. Əks halda, podratçılara nəyi ödəyə biləcəyiniz barədə ümumi bir fikir vermək adətən düzgün təklifləri cəlb etmək üçün kifayətdir.
7. Narahatlıqlar və mümkün maneələr
Hər bir layihə çətinliklərlə gəlir. Bu, bütün potensial maneələri göstərmək üçün yerdir ki, potensial podratçılarınız əvvəldən onlardan xəbərdar olsunlar.
Məsələn, belə bir şey daxil etmək istəyə bilərsiniz: “Qalib gələn podratçı biləcək ki, bu layihə üçün əsas maraqlı tərəf X ayından Y ayına qədər məzuniyyətdə olacaq. Qalib gələn podratçı layihənin ortasında yeni bir əlaqə nöqtəsi qurmağa hazır olacaq.”
Bəzi podratçıların müəyyən maneələr olduqda sizinlə işləməsinə mane ola biləcək öz daxili əməliyyat prosedurları var. Bu podratçıları seçim prosesindən kənarlaşdırmaq həm sizin, həm də onların həyatını asanlaşdıracaq.
RFP yoxlama siyahısı
Təklif sorğusu şablonunuzu yazdıqdan sonra, onu podratçılara göndərməyə başlamazdan əvvəl bütün vacib hissələrin daxil edildiyinə əmin olmaq istəyəcəksiniz.
Bütün mümkün sənayelər üçün bütün mümkün RFP elementlərini əhatə edən standart yoxlama siyahısı yaratmaq mümkün olmasa da, aşağıda ən çox yayılmışlardan bəziləri üçün yoxlama siyahısını tapa bilərsiniz.
Biznesin əlaqə məlumatları (podratçılar sizinlə necə əlaqə saxlaya bilər)
Əlaqə nöqtələri (müqavilənin sizin tərəfinizdə layihəni xüsusilə kim idarə edir)
Giriş
Layihənin əhatə dairəsi (bütün kiçik tapşırıqlar daxil olmaqla)
Layihənin son tarixi
Təkliflərin təqdim edilməsi üçün son tarixlər
Seçim meyarları
Büdcə
Narahatlıqlar və hər hansı maneələr
Podratçılara vaxtlarına görə təşəkkür edən kiçik bir bölmə (vacib deyil, lakin xoş bir toxunuşdur)
RFP Şablonu
Burada gələcək podratçılar üçün layihənizi planlaşdırmağa başlamaq üçün istifadə edə biləcəyiniz bir RFP şablonu hazırladıq. Şablondan istifadə etmək üçün sadəcə mətni kopyalayın və layihəniz haqqında lazım olan bütün məlumatları əlavə edin.
Əlaqə məlumatı
Biznesinizin adını, poçt ünvanını, telefon nömrəsini və e-poçt ünvanını sənədin sol yuxarı küncünə qoyun.
Giriş
Biznes tarixçəniz, təsisçiləriniz və şirkət olaraq tam olaraq nə etdiyiniz haqqında müvafiq məlumatları daxil edin.
İşin əhatə dairəsi
Mümkün qədər çox detal daxil etdiyinizə əmin olun. Hər şeyi aydın saxlamaq üçün bu bölməni güllələr və ya rəqəmlərlə təşkil edin.
Layihənin son tarixləri
Bu bölmədə mümkün qədər aydın və qısa olun. Layihənizin bir neçə son tarixi varsa, onları ardıcıllıqla sadalayın və həmin tarixdə nəyin ödənilməli olduğuna dair aydın təlimatlar verin.
Təklif Seçimi Zaman Çizelgesi
Bu bölmə çox qısa və aydın olmalıdır. Seçim tarixini və qalib təklif üçün əlaqə üsulunu sadalayın.
Seçim meyarları
Burada iki alt bölmə daxil etmək istəyə bilərsiniz: yazılı təklif meyarları və podratçının təcrübi və biznes meyarları.
Büdcə
Bu bölmədə ətraflı məlumat verə bilərsiniz və ya sadəcə bu layihə üçün büdcənizin aydın və qısa təsvirini təqdim edə bilərsiniz.
Narahatlıqlar, Suallar və Maneələr
Podratçının qarşılaşa biləcəyi gözlənilən maneələrin ətraflı təsvirini verin və təklif verənlər üçün qalan suallarınızı və ya narahatlıqlarınızı sadalayın. Həmçinin, yuxarıda sadalanan digər bölmələrdə olmayan, lakin podratçıların bilməsi vacib olan biznesiniz haqqında digər məlumatları təqdim edin.
Yekun Düşüncələr
Biznesinizin məqsədlərinə çatmasına kömək edəcək yaxşı podratçıların seçilməsi uğurlu brend idarə etməyin vacib hissəsidir. Təklif sorğusu olmadan bir iş rübü ərzində bir neçə təklifi tarazlaşdırmağa çalışmaq həm əsəbi, həm də vaxt aparan ola bilər.
RFP-lər onları hazırlamaq və bu təkliflərin paylanmasını və nəticəsini idarə etmək üçün vaxtı və resursları olan bizneslər üçün əladır. Yaxşı xəbər budur ki, bir çox bizneslər peşəkar RFP sənədlərini onlayn və daxili olaraq uğurla yarada bilər.
İxtisaslı podratçılarla işlədiyinizə əmin olmağın başqa bir yolu agentlik tərəfdaşları platformasından keçməkdir. Bizim Agentlik Tərəfdaş Platforması brendin ehtiyac duyduğu demək olar ki, hər hansı bir marketinq ehtiyacını ödəmək üçün biznesləri yüksək ixtisaslı və təcrübəli agentliklərlə birləşdirir. Bu, daxili miqyası genişləndirmədən və ya çoxsaylı müqavilələr üçün çoxsaylı təkliflərin arxasınca qaçmadan rəqəmsal marketinq məqsədlərinizə çatmağın əla yoludur.
Hansı yolu seçməyinizdən asılı olmayaraq, növbəti layihəniz üçün hazır olan ətraflı RFP şablonuna sahib olmaq çoxlu stressi aradan qaldıra və biznesinizin digər vacib hissələri üzərində işləməyə qayıtmağınıza imkan verə bilər.