¿Por qué utilizar una RFP?

¿Por qué utilizar una RFP?
Una solicitud de propuesta (RFP) debe ser un documento de referencia en el manual de cualquier empresa. Las RFP hacen que el proceso de búsqueda y selección de contratistas sea más claro y sencillo desde el principio.
Para los dueños de negocios, gerentes de marketing y otros profesionales ocupados encargados de subcontratar trabajos para sus marcas, saber cómo redactar una RFP es esencial para ahorrar tiempo, dinero y recursos a largo plazo.
En esta guía, repasaremos lo que se debe incluir en una RFP y cómo crear la suya propia, así como ejemplos de RFP y una plantilla de RPF para comenzar. Sin más, comencemos.
Una solicitud de propuesta es un documento que redacta una empresa cuando busca varias ofertas para uno (o varios) proyectos subcontratados.
Por ejemplo, supongamos que tiene una empresa de repuestos para automóviles que busca aceptar algunas ofertas para una nueva campaña publicitaria que promueve la apertura de un nuevo taller de carrocería. Querrá asegurarse de que los contratistas o las agencias de marketing digital que postulen para aceptar este trabajo sepan:
¿Cuál es el alcance del proyecto?
¿A cuánto asciende tu presupuesto para el proyecto?
¿Cuál es tu fecha límite?
Cualquier posible obstáculo que haría el trabajo más difícil o requeriría más mano de obra.
Debido a que, en teoría, responderá a una serie de preguntas y posibles socios de agencia, tener un documento que realice un seguimiento de los elementos clave del proyecto le ahorrará tiempo y dinero al final.
Una RFP agiliza y automatiza el proceso de licitación para que pueda concentrar su energía en otros aspectos de sus campañas.
Esquema de RFP + Ejemplos
Antes de comenzar el proceso de decidir qué elementos son importantes incluir en su solicitud de propuesta, considere investigar un poco y completar un esquema o un borrador de una RFP.
Consulte algunos ejemplos de RPF de toda la web, en particular aquellos generados por empresas de su industria específica.
La Agencia de Protección Ambiental (EPA) tiene un par de ejemplos de RFP que puede utilizar para tener una idea general de cómo es una RFP, especialmente si nunca antes ha visto una.
Dicho esto, si está buscando ejemplos de RFP o una plantilla que sea más específica del mercado y esté orientada a empresas que venden un producto o servicio, The Template Lab ofrece un montón de plantillas de RFP de muestra para elegir, según su industria. .
Una vez que su investigación haya arrojado una muestra o plantilla de RFP que le gustaría usar para crear su propia plantilla personalizada, comience con un esquema o borrador de su RFP.
La mejor manera de hacerlo es simplemente poner lápiz sobre papel y anotar los detalles que conoce sobre su negocio, el proyecto y cualquier posible obstáculo que pueda surgir durante la relación laboral con un posible contratista.
Una vez que haya eliminado estos detalles, comience a elaborar su RFP completa.
Los 7 elementos principales de una RFP
Si bien es cierto que cada solicitud de propuesta será un poco diferente a la siguiente porque cada proyecto y negocio es único, casi siempre se incluyen varios elementos en una RFP para hacer la vida más fácil a ambas partes del acuerdo contractual.
Aquí hay algunas cosas que querrás considerar agregar a tu propia RFP:
1. Introducción
Una presentación es lo primero que un posible contratista o agencia verá sobre su negocio en la solicitud de propuesta. Debe estar al frente y al centro de la primera página.
Este es el espacio donde puede hablar sobre sus fundadores, junta directiva, ejecutivos, declaración de misión, qué hace su negocio, cuánto tiempo ha estado en funcionamiento y cualquier otra cosa que considere pertinente saber sobre su marca o producto desde el principio. Este no es el espacio para entrar en los detalles más finos del proyecto, eso aparecerá en un momento.
2. Alcance del trabajo del proyecto
Este es el espacio donde hablarás del proyecto con el mayor detalle posible. Enumere con viñetas todos sus objetivos micro y macro para el proyecto. Hable detalladamente sobre las expectativas de la empresa ganadora.
Utilizando nuevamente la tienda de repuestos para automóviles como ejemplo, podría escribir algo como: «La empresa ganadora tendrá 10 años de experiencia en la elaboración de campañas publicitarias digitales para empresas automotrices medianas».
Ser lo más detallado posible en esta sección de la solicitud de propuesta eliminará a aquellos contratistas que no cumplan con algunas calificaciones básicas para el proyecto. También ayudará a los contratistas calificados a preparar una propuesta que satisfaga sus necesidades.
Este ejemplo de RFP es de una empresa que busca establecer un nuevo sitio web. Observe cómo se describe cuidadosamente cada paso del proyecto.
3. Plazos y fechas importantes de presentación
Uno de los factores más importantes en cualquier contrato es la fecha límite. Si tiene una fecha límite estricta, asegúrese de resaltarla en su solicitud de propuesta. Si tiene fechas de presentación adicionales que los contratistas licitadores deben tener en cuenta, este es el lugar para mencionarlo.
Esto eliminará a los contratistas que tengan otros proyectos importantes y conflictivos durante su cronograma (lo que hará imposible satisfacer sus necesidades).
4. Cronograma de selección de ofertas
Piensa en esta sección

como cortesía hacia sus postores. Los contratistas suelen pensar mucho en sus ofertas. Hágales saber cuándo planea hacer su selección y cómo serán contactados.
Esto también ayuda tanto a su empresa como a sus contratistas a hacer malabares con múltiples ofertas para múltiples proyectos. Asegúrese de que todas las partes interesadas de su lado también conozcan la fecha de selección incluida en su solicitud de propuesta para que no la pasen por alto accidentalmente.
5. Criterios de selección
Esta parte de la solicitud de propuesta puede ayudar a lograr dos cosas:
Informe a los postores sobre todos los requisitos de su oferta escrita, es decir, los elementos que deben incluir en su propuesta escrita para ser considerados seriamente.
Informe a los contratistas de todos los criterios relacionados con el negocio que está examinando en su proceso de selección.
Si planea combinar estos dos tipos de criterios, asegúrese de definirlos claramente en su RFP. Infórmeselo a los postores creando subsecciones dedicadas a cada uno: criterios de propuesta y criterios de selección de negocios.
6. Presupuesto
Los contratistas necesitan saber con qué presupuesto están trabajando para poder determinar si están perdiendo el tiempo al presentar una propuesta de contrato que no tiene el respaldo financiero que necesitan.
Si desea ser detallado en esta sección desglosando su presupuesto asignado, está bien. De lo contrario, dar a los contratistas una idea general de lo que puede pagar suele ser suficiente para conseguir las ofertas adecuadas.
7. Preocupaciones y posibles obstáculos
Cada proyecto conlleva desafíos. Este es el lugar para describir todos los obstáculos potenciales para que sus posibles contratistas puedan conocerlos desde el principio.
Por ejemplo, es posible que desee incluir algo como: “El contratista ganador sabrá que una de las principales partes interesadas de este proyecto estará de licencia de X mes a X mes. El contratista ganador estará dispuesto a establecer un nuevo punto de contacto a mitad del proyecto”.
Algunos contratistas tienen sus propios procedimientos operativos internos que podrían impedirles trabajar con usted en caso de ciertos obstáculos. Eliminar a estos contratistas del proceso de selección hará la vida más fácil tanto para usted como para ellos.
Lista de verificación de solicitudes de propuestas
Una vez que haya escrito su plantilla de solicitud de propuesta, querrá asegurarse de que todas las piezas esenciales estén incluidas antes de comenzar a enviarla a los contratistas.
Si bien es imposible crear una lista de verificación estándar que cubra todos los elementos posibles de RFP para todas las industrias posibles, a continuación encontrará una lista de verificación para algunos de los más comunes.
✅ Información de contacto comercial (cómo los contratistas pueden comunicarse con usted)
✅ Puntos de contacto (quién dirige específicamente el proyecto de su parte del acuerdo)
✅ Introducción
✅ Alcance del proyecto (con todas las tareas menores incluidas)
✅ Fecha límite del proyecto
✅ Plazos de presentación de propuestas
✅ Criterios de selección
✅ Presupuesto
✅ Preocupaciones y obstáculos
✅ Una pequeña sección agradeciendo a los contratistas por su tiempo (no es necesario, pero es un buen toque)
Plantilla de propuesta de propuesta
Aquí hemos elaborado una plantilla de RFP que puede utilizar para comenzar a delinear su proyecto para futuros contratistas. Para usar la plantilla, simplemente copie el texto y agregue toda la información necesaria sobre su proyecto.
Información del contacto
Coloque el nombre de su empresa, dirección postal, número de teléfono y dirección de correo electrónico en la esquina superior izquierda del documento.
Introducción
Incluya información pertinente sobre su historial comercial, sus fundadores y qué hace exactamente como empresa.
Alcance del trabajo
Asegúrate de incluir tantos detalles como puedas. Organiza esta sección con viñetas o números para mantener todo claro.
Plazos del proyecto
Sea lo más claro y conciso posible en esta sección. Si su proyecto tiene varias fechas límite, enumérelas en orden y brinde instrucciones claras sobre lo que vence en esa fecha.
Cronograma de selección de ofertas
Esta sección debe ser muy breve y clara. Indique la fecha de selección y la forma de contacto de la oferta ganadora.
Criteria de selección
Es posible que desee incluir dos subsecciones aquí: criterios de propuesta escrita y criterios comerciales y de experiencia del postor.
Presupuesto
Puedes detallarlo en esta sección, o simplemente proporcionar una descripción clara y concisa de tu presupuesto para este proyecto.
Preocupaciones, preguntas y obstáculos
Proporcione una descripción detallada de cualquier obstáculo esperado que pueda encontrar un contratista y enumere cualquier pregunta pendiente que tenga para sus postores o cualquier inquietud que pueda tener. También proporcione otra información sobre su negocio que no esté incluida en las otras secciones enumeradas anteriormente pero que sea importante que la conozcan los contratistas.
Pensamientos finales
Seleccionar buenos contratistas para ayudar a su empresa a alcanzar sus objetivos es una parte crucial para gestionar una marca exitosa. Puede resultar estresante y consumir mucho tiempo intentar equilibrar varias ofertas durante un trimestre comercial, sin la ayuda de una solicitud de propuesta.
Las RFP son excelentes para las empresas que tienen el tiempo y los recursos para producirlas y gestionar la distribución y el resultado de esas ofertas. La buena noticia es que

Muchas empresas pueden crear con éxito documentos RFP profesionales en línea y de forma interna.
Otra forma de asegurarse de trabajar con contratistas calificados es mediante una plataforma de agencias asociadas. Nuestra Plataforma de socios de agencias empareja empresas con agencias altamente calificadas y con experiencia para satisfacer prácticamente cualquier necesidad de marketing que pueda tener una marca. Es una excelente manera de lograr sus objetivos de marketing digital sin tener que escalar internamente o buscar múltiples ofertas para múltiples contratos.
Cualquiera que sea el camino que elija, tener una plantilla de RFP detallada lista para su próximo proyecto puede eliminar gran parte del estrés y permitirle volver a trabajar en otras partes importantes de su negocio.
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