¿Por qué utilizar una RFP?
Una solicitud de propuesta (RFP) debería ser un documento de referencia en el manual de cualquier empresa. Las RFP hacen que el proceso de encontrar y seleccionar contratistas sea más claro y sencillo desde el principio.
Para los dueños de negocios ocupados, gerentes de marketing y otros profesionales encargados de subcontratar trabajo para sus marcas, saber cómo escribir una RFP es esencial para ahorrar tiempo, dinero y recursos a largo plazo.
En esta guía, repasaremos qué debe incluirse en una RFP y cómo elaborar la suya propia, así como ejemplos de RFP y una plantilla de RFP para que pueda comenzar. Sin más preámbulos, comencemos.
Una solicitud de propuesta es un documento que una empresa redacta cuando busca múltiples ofertas para uno (o varios) proyectos subcontratados.
Por ejemplo, digamos que usted es una empresa de autopartes que busca recibir algunas ofertas para una nueva campaña publicitaria que promocione la apertura de un nuevo taller de carrocería. Querrá asegurarse de que los contratistas o agencias de marketing digital que están pujando por este trabajo sepan:
- Cuál es el alcance del proyecto
- Cuánto es su presupuesto para el proyecto
- Cuál es su fecha límite
- Cualquier posible obstáculo que haría que el trabajo fuera más difícil o laborioso
Debido a que, en teoría, estará atendiendo una serie de preguntas y posibles socios de agencia, tener un documento que realice un seguimiento de los elementos clave del proyecto le ahorra tiempo y dinero al final.
Una RFP agiliza y automatiza el proceso de licitación para que pueda concentrar su energía en otros aspectos de sus campañas.
Esquema de RFP + Ejemplos
Antes de comenzar el proceso de decidir qué elementos son importantes incluir en su solicitud de propuesta, considere investigar un poco y completar un esquema o un borrador de una RFP.
Eche un vistazo a algunos ejemplos de RFP de toda la web, particularmente aquellos que son generados por empresas dentro de su industria específica.
La Agencia de Protección Ambiental (EPA) tiene un par de ejemplos de RFP que puede usar para obtener una idea general de cómo se ve una RFP, especialmente si nunca ha visto una antes.
Dicho esto, si está buscando ejemplos de RFP, o una plantilla que sea más específica del mercado y esté orientada a empresas que venden un producto o servicio, The Template Lab ofrece un montón de plantillas de muestra de RFP para elegir, según su industria.
Una vez que su investigación haya arrojado una muestra o plantilla de RFP que le gustaría usar para crear su propia plantilla personalizada, comience con un esquema o borrador de su RFP.
La mejor manera de hacerlo es simplemente tomar papel y lápiz y anotar los puntos básicos que conoce sobre su negocio, el proyecto y cualquier posible obstáculo que pueda surgir durante la relación laboral con un posible contratista.
Una vez que tenga estos detalles resueltos, comience a elaborar su RFP completa.
Los 7 elementos principales de una RFP
Si bien es cierto que cada solicitud de propuesta será un poco diferente a la siguiente porque cada proyecto y negocio es único, varios elementos casi siempre se incluyen en una RFP para facilitar la vida en ambos lados del acuerdo contractual.
Aquí hay algunas cosas que querrá considerar seriamente agregar a su propia RFP:
1. Introducción
Una introducción es lo primero que un posible contratista o agencia verá sobre su negocio en la solicitud de propuesta. Debe estar al frente y en el centro de la primera página.
Este es el espacio donde puede hablar sobre sus fundadores, junta directiva, ejecutivos, declaración de misión, qué hace su negocio, cuánto tiempo ha estado operando y cualquier otra cosa que considere pertinente saber sobre su marca o producto por adelantado. Este no es el espacio para entrar en los detalles más finos del proyecto, eso vendrá en un momento.
2. Alcance del trabajo del proyecto
Este es el espacio donde hablará sobre el proyecto con tanto detalle como pueda. Enumere todos sus micro y macro objetivos para el proyecto. Hable sobre las expectativas para la empresa ganadora en detalle.
Usando la tienda de autopartes como ejemplo nuevamente, podría escribir algo como: “La empresa ganadora tendrá 10 años de experiencia en la creación de campañas publicitarias digitales para empresas automotrices medianas”.
Ser tan detallado como pueda en esta sección de la solicitud de propuesta eliminará a aquellos contratistas que no cumplan con algunas calificaciones básicas para el proyecto. También ayudará a los contratistas calificados a preparar una propuesta que satisfaga sus necesidades.
3. Fechas límite y fechas importantes de envío
Uno de los factores más importantes en cualquier contrato es la fecha límite. Si tiene una fecha límite estricta, asegúrese de resaltarla en su solicitud de propuesta. Si tiene fechas de envío adicionales que los contratistas que licitan deben conocer, este es el lugar para mencionarlo.
Esto eliminará a los contratistas que tienen otros proyectos importantes y conflictivos durante su cronograma (lo que hace imposible satisfacer sus necesidades).
4. Cronograma de selección de ofertas
Piense en esta sección como una cortesía para sus licitadores. Los contratistas a menudo piensan mucho en sus ofertas. Hágales saber cuándo planea hacer su selección y cómo serán contactados.
Esto también ayuda tanto a su empresa como a los contratistas a manejar múltiples ofertas para múltiples proyectos. Asegúrese de que todas las partes interesadas de su lado también estén al tanto de la fecha de selección incluida en su solicitud de propuesta para que no la pasen por alto accidentalmente.
5. Criterios de selección
Esta parte de la solicitud de propuesta puede ayudar a lograr dos cosas:
- Hacer que los licitadores sean conscientes de todos sus requisitos de oferta por escrito, es decir, los elementos que deben incluir en su propuesta por escrito para ser considerados seriamente
- Hacer que los contratistas sean conscientes de todos los criterios relacionados con el negocio que está examinando en su proceso de selección
Si planea combinar estos dos tipos de criterios, asegúrese de definirlo claramente en su RFP. Hágaselo saber a los licitadores creando subsecciones dedicadas a cada uno: criterios de propuesta y criterios de selección comercial.
6. Presupuesto
Los contratistas necesitan saber con qué presupuesto está trabajando para determinar si están perdiendo el tiempo al enviar una propuesta para un contrato que no tiene el respaldo financiero que requieren.
Si desea ser detallado en esta sección desglosando su presupuesto asignado, está bien. De lo contrario, dar a los contratistas una idea general de lo que puede pagar suele ser suficiente para atraer las ofertas correctas.
7. Preocupaciones y posibles obstáculos
Cada proyecto conlleva desafíos. Este es el lugar para describir todos los posibles obstáculos para que sus posibles contratistas puedan conocerlos desde el principio.
Por ejemplo, es posible que desee incluir algo como: “El contratista ganador será consciente de que una parte interesada importante para este proyecto estará de licencia desde el mes X hasta el mes Y. El contratista ganador estará dispuesto a establecer un nuevo punto de contacto a mitad del proyecto”.
Algunos contratistas tienen sus propios procedimientos operativos internos que podrían impedirles trabajar con usted en caso de ciertos obstáculos. Eliminar a estos contratistas del proceso de selección hará la vida más fácil tanto para usted como para ellos.
Lista de verificación de RFP
Una vez que haya escrito su plantilla de solicitud de propuesta, querrá asegurarse de que todas las piezas esenciales estén incluidas antes de comenzar a enviarla a los contratistas.
Si bien es imposible crear una lista de verificación estándar que cubra todos los elementos posibles de RFP para todas las industrias posibles, a continuación encontrará una lista de verificación para algunas de las más comunes.
Información de contacto comercial (cómo pueden ponerse en contacto con usted los contratistas)
Puntos de contacto (quién dirige específicamente el proyecto de su lado del acuerdo)
Introducción
Alcance del proyecto (con todas las tareas menores incluidas)
Fecha límite del proyecto
Fechas límite de envío de propuestas
Criterios de selección
Presupuesto
Preocupaciones y cualquier obstáculo
Una pequeña sección agradeciendo a los contratistas por su tiempo (no es necesario, pero es un buen toque)
Plantilla de RFP
Aquí hemos reunido una plantilla de RFP que puede usar para comenzar a esbozar su proyecto para futuros contratistas. Para usar la plantilla, simplemente copie el texto y agregue toda la información necesaria sobre su proyecto.
Información de contacto
Coloque el nombre de su empresa, dirección postal, número de teléfono y dirección de correo electrónico en la esquina superior izquierda del documento.
Introducción
Incluya información pertinente sobre la historia de su empresa, fundadores y qué hace exactamente como empresa.
Alcance del trabajo
Asegúrese de incluir tantos detalles como pueda. Organice esta sección con viñetas o números para mantener todo claro.
Fechas límite del proyecto
Sea tan claro y conciso en esta sección como pueda. Si su proyecto tiene múltiples fechas límite, enumérelas en orden y dé instrucciones claras sobre lo que vence en esa fecha.
Cronograma de selección de ofertas
Esta sección debe ser muy breve y clara. Enumere la fecha de selección y la forma de contacto para la oferta ganadora.
Criterios de selección
Es posible que desee incluir dos subsecciones aquí: criterios para la propuesta escrita y criterios de experiencia y comerciales del licitador.
Presupuesto
Puede ser detallado en esta sección o simplemente proporcionar una descripción clara y concisa de su presupuesto para este proyecto.
Preocupaciones, preguntas y obstáculos
Proporcione una descripción detallada de cualquier obstáculo esperado que un contratista pueda encontrar y enumere las preguntas pendientes que tenga para sus licitadores o cualquier inquietud que pueda tener. También proporcione otra información sobre su negocio que no esté incluida en las otras secciones enumeradas anteriormente, pero que sea importante que los contratistas conozcan.
Reflexiones finales
Seleccionar buenos contratistas para ayudar a su empresa a alcanzar sus objetivos es una parte crucial de la gestión de una marca exitosa. Puede ser estresante y llevar mucho tiempo intentar equilibrar una serie de ofertas durante un trimestre comercial, sin la ayuda de una solicitud de propuesta (RFP).
Las RFP son excelentes para las empresas que tienen el tiempo y los recursos para producirlas y gestionar la distribución y el resultado de esas ofertas. La buena noticia es que muchas empresas pueden crear con éxito documentos de RFP profesionales en línea y de forma interna.
Otra forma de asegurarse de trabajar con contratistas calificados es a través de una plataforma de socios de agencia. Nuestra Plataforma de Socios de Agencia conecta a las empresas con agencias altamente calificadas y experimentadas para satisfacer prácticamente cualquier necesidad de marketing que pueda tener una marca. Es una excelente manera de lograr sus objetivos de marketing digital sin tener que escalar internamente o perseguir múltiples ofertas para múltiples contratos.
Cualquiera que sea la ruta que elija, tener una plantilla de RFP detallada lista para su próximo proyecto puede eliminar gran parte del estrés y permitirle volver a trabajar en otras partes importantes de su negocio.