Зачем использовать RFP?
Запрос предложений (RFP) должен быть стандартным документом в арсенале любой компании. RFP делают процесс поиска и выбора подрядчиков более понятным и простым с самого начала.
Для занятых владельцев бизнеса, маркетинговых менеджеров и других профессионалов, которым поручено аутсорсинг работы для своих брендов, знание того, как написать RFP, необходимо для экономии вашего времени, денег и ресурсов в долгосрочной перспективе.
В этом руководстве мы рассмотрим, что должно быть включено в RFP и как составить свой собственный, а также приведем примеры RFP и шаблон RFP, чтобы помочь вам начать. Без лишних слов, давайте начнем.
Запрос предложений — это документ, который компания составляет, когда ищет несколько предложений для одного (или нескольких) аутсорсинговых проектов.
Например, допустим, вы компания по продаже автозапчастей, которая хочет получить несколько предложений для новой рекламной кампании, продвигающей открытие новой автомастерской. Вы захотите убедиться, что подрядчики или агентства цифрового маркетинга, которые претендуют на эту работу, знают:
- Каков объем проекта
- Каков ваш бюджет на проект
- Каков ваш крайний срок
- Любые возможные препятствия, которые сделали бы работу более сложной или трудоемкой
Поскольку вы, теоретически, будете обрабатывать ряд вопросов и потенциальных партнеров-агентств, наличие документа, который отслеживает ключевые элементы проекта, в конечном итоге экономит ваше время и деньги.
RFP оптимизирует и автоматизирует процесс торгов, чтобы вы могли сосредоточить свою энергию на других аспектах ваших кампаний.
Структура RFP + Примеры
Прежде чем начать процесс принятия решения о том, какие элементы важно включить в ваш запрос предложений, подумайте о том, чтобы провести небольшое исследование и составить структуру или черновик RFP.
Ознакомьтесь с некоторыми примерами RFP в Интернете, особенно с теми, которые созданы компаниями в вашей конкретной отрасли.
Агентство по охране окружающей среды (EPA) имеет пару примеров RFP которые вы можете использовать, чтобы получить общее представление о том, как выглядит RFP, особенно если вы никогда раньше их не видели.
Тем не менее, если вы ищете примеры RFP или шаблон, который более специфичен для рынка и ориентирован на компании, продающие продукт или услугу, The Template Lab предлагает массу образцов шаблонов RFP на выбор, в зависимости от вашей отрасли.
Как только ваше исследование даст образец или шаблон RFP, который вы хотели бы использовать для создания своего собственного индивидуального шаблона, приступайте к составлению структуры или черновика вашего RFP.
Лучший способ сделать это — просто взять ручку и бумагу и записать основные факты, которые вы знаете о своем бизнесе, проекте и любых потенциальных подводных камнях, которые могут возникнуть во время рабочих отношений с потенциальным подрядчиком.
Как только вы проработаете эти детали, приступайте к созданию вашего полного RFP.
7 главных элементов RFP
Хотя верно то, что каждый запрос предложений будет немного отличаться от другого, потому что каждый проект и бизнес уникальны, несколько элементов почти всегда включаются в RFP, чтобы облегчить жизнь обеим сторонам договора.
Вот несколько вещей, которые вы обязательно должны рассмотреть для добавления в свой собственный RFP:
1. Введение
Введение — это первое, что потенциальный подрядчик или агентство увидит о вашем бизнесе в запросе предложений. Оно должно быть на видном месте на первой странице.
Это место, где вы можете рассказать о своих основателях, совете директоров, руководителях, миссии, о том, чем занимается ваш бизнес, как долго вы работаете, и обо всем остальном, что вы считаете важным знать о вашем бренде или продукте заранее. Это не место для углубления в мелкие детали проекта, это будет чуть позже.
2. Объем проектных работ
Это место, где вы будете говорить о проекте как можно подробнее. Перечислите все свои микро- и макроцели для проекта. Подробно расскажите об ожиданиях от компании-победителя.
Используя магазин автозапчастей снова в качестве примера, вы могли бы написать что-то вроде: «Компания-победитель будет иметь 10-летний опыт создания цифровых рекламных кампаний для средних автомобильных компаний».
Быть настолько подробным, насколько это возможно, в этом разделе запроса предложений отсеет тех подрядчиков, которые не соответствуют некоторым базовым квалификациям для проекта. Это также поможет квалифицированным подрядчикам подготовить предложение, которое соответствует вашим потребностям.
3. Сроки и важные даты подачи
Одним из самых важных факторов в любом контракте является крайний срок. Если у вас есть строгий крайний срок, обязательно выделите это в своем запросе предложений. Если у вас есть дополнительные даты подачи, о которых должны знать подрядчики, участвующие в торгах, это место, чтобы упомянуть об этом.
Это отсеет подрядчиков, у которых есть другие важные, конфликтующие проекты в течение вашего графика (что делает невозможным удовлетворение ваших потребностей).
4. График выбора предложений
Рассматривайте этот раздел как любезность по отношению к вашим участникам торгов. Подрядчики часто много думают о своих предложениях. Дайте им знать, когда вы планируете сделать свой выбор и как с ними свяжутся.
Это также помогает как вашему бизнесу, так и подрядчикам жонглировать несколькими предложениями для нескольких проектов. Убедитесь, что все заинтересованные стороны с вашей стороны также знают о дате выбора, включенной в ваш запрос предложений, чтобы они случайно не упустили ее из виду.
5. Критерии выбора
Эта часть запроса предложений может помочь достичь двух целей:
- Ознакомить участников торгов со всеми вашими письменными требованиями к предложению, то есть элементами, которые они должны включить в свое письменное предложение, чтобы их серьезно рассматривали
- Ознакомить подрядчиков со всеми бизнес-критериями, которые вы изучаете в процессе выбора
Если вы планируете объединить эти два типа критериев, обязательно четко определите это в своем RFP. Дайте знать участникам торгов, создав подразделы, посвященные каждому из них: критерии предложения и критерии выбора бизнеса.
6. Бюджет
Подрядчики должны знать, с каким бюджетом вы работаете, чтобы определить, не тратят ли они свое время, подавая предложение на контракт, который не имеет финансовой поддержки, в которой они нуждаются.
Если вы хотите быть подробным в этом разделе, разбив свой целевой бюджет, это нормально. В противном случае, дать подрядчикам общее представление о том, что вы можете себе позволить, обычно достаточно, чтобы привлечь правильные предложения.
7. Опасения и возможные препятствия
Каждый проект сопряжен с трудностями. Это место, где нужно обрисовать все потенциальные препятствия, чтобы ваши потенциальные подрядчики могли знать о них с самого начала.
Например, вы можете захотеть включить что-то вроде: «Компания-победитель будет знать, что важный стейкхолдер для этого проекта будет в отпуске с месяца X по месяц Y. Компания-победитель будет готова установить новую точку контакта в середине проекта».
Некоторые подрядчики имеют свои собственные внутренние операционные процедуры, которые могут помешать им работать с вами в случае возникновения определенных препятствий. Исключение таких подрядчиков из процесса выбора облегчит жизнь и вам, и им.
Чек-лист RFP
Как только вы написали свой шаблон запроса предложений, вы захотите убедиться, что все важные части включены, прежде чем начнете рассылать его подрядчикам.
Хотя невозможно создать стандартный чек-лист, который охватывает все возможные элементы RFP для всех возможных отраслей, ниже вы найдете чек-лист для некоторых из наиболее распространенных.
Контактная информация компании (как подрядчики могут связаться с вами)
Точки контакта (кто именно руководит проектом с вашей стороны соглашения)
Введение
Объем проекта (со всеми включенными мелкими задачами)
Крайний срок проекта
Крайние сроки подачи предложений
Критерии выбора
Бюджет
Опасения и любые препятствия
Небольшой раздел с благодарностью подрядчикам за их время (не обязательно, но приятный штрих)
Шаблон RFP
Здесь мы собрали шаблон RFP, который вы можете использовать, чтобы начать планировать свой проект для будущих подрядчиков. Чтобы использовать шаблон, просто скопируйте текст и добавьте всю необходимую информацию о вашем проекте.
Контактная информация
Укажите название вашей компании, почтовый адрес, номер телефона и адрес электронной почты в левом верхнем углу документа.
Введение
Включите соответствующую информацию об истории вашей компании, основателях и о том, чем именно вы занимаетесь как компания.
Объем работ
Обязательно включите как можно больше деталей. Организуйте этот раздел с помощью маркированных списков или цифр, чтобы все было понятно.
Сроки проекта
Будьте в этом разделе настолько четкими и краткими, насколько это возможно. Если у вашего проекта есть несколько крайних сроков, перечислите их по порядку и дайте четкие инструкции относительно того, что должно быть готово к этой дате.
График выбора предложений
Этот раздел должен быть очень кратким и понятным. Укажите дату выбора и способ связи для предложения-победителя.
Критерии выбора
Здесь вы можете включить два подраздела: критерии письменного предложения, а также критерии опыта и деловые критерии участника торгов.
Бюджет
Вы можете подробно описать этот раздел или просто предоставить четкое и краткое описание вашего бюджета для этого проекта.
Проблемы, вопросы и препятствия
Дайте подробное описание любых ожидаемых препятствий, с которыми может столкнуться подрядчик, и перечислите все оставшиеся вопросы к участникам торгов или любые опасения, которые у вас могут возникнуть. Также предоставьте другую информацию о вашем бизнесе, которая не включена в другие разделы, перечисленные выше, но важна для подрядчиков.
Заключительные мысли
Выбор хороших подрядчиков, которые помогут вашему бизнесу достичь своих целей, является важнейшей частью управления успешным брендом. Попытка сбалансировать ряд предложений в течение одного бизнес-квартала без помощи запроса предложений (RFP) может быть как нервной, так и трудоемкой.
RFP отлично подходят для компаний, у которых есть время и ресурсы для их создания, а также для управления распределением и результатами этих предложений. Хорошая новость заключается в том, что многие компании могут успешно создавать профессиональные документы RFP онлайн и собственными силами.
Еще один способ убедиться, что вы работаете с квалифицированными подрядчиками, — это воспользоваться платформой партнерских агентств. Наша Платформа партнерских агентств объединяет компании с высококвалифицированными и опытными агентствами для удовлетворения практически любых маркетинговых потребностей бренда. Это отличный способ достичь ваших целей в области цифрового маркетинга, не расширяя штат и не гоняясь за многочисленными предложениями по нескольким контрактам.
Какой бы путь вы ни выбрали, наличие подробного шаблона RFP, готового к следующему проекту, может избавить вас от стресса и позволит вернуться к работе над другими важными частями вашего бизнеса.