Зачем нужно управление проектами в агентстве

Зачем нужно управление проектами?

SEO — один из ведущих маркетинговых каналов с положительным ROI. Согласно недавнему отчету о показателях электронной коммерции, средний коэффициент конверсии для посетителей из органического поиска составляет 2,8%.

Мы считаем, можно с уверенностью сказать, что тщательный SEO-план — один из лучших способов повысить ваши позиции и одновременно увеличить конверсию и доход. Однако, поскольку SEO — это асинхронная деятельность, выполнять ее в больших масштабах становится сложно.

Что такое SEO-управление проектами?

SEO-управление проектами — это разумное использование времени, человеческих ресурсов и технических инструментов для реализации SEO-проекта с использованием предопределенной методологии работы.

Поскольку работа происходит «блоками», SEO-управление проектами определяет и распределяет сумму ресурсов, необходимых для анализа сайта, аудита контента, составления карты ключевых слов, оптимизации на странице, исправлений пользовательского интерфейса, обеспечения ссылок и анализа аудитории. Более того, оно связывает их в цепочки.

А в SEO-агентствах, где разные члены команды работают над различными аспектами SEO, при высокой взаимозависимости, SEO-управление проектами стало чрезвычайно важным и решающим. Потому что сложность SEO-проектов возрастает, когда речь идет об SEO-агентствах, где все проекты используют «общие» ресурсы.

SEO-управление проектами — это контроль и руководство членами вашей команды через цели проекта, ресурсы и рабочие процессы для достижения требуемых результатов вовремя. В двух словах, SEO-управление проектами включает в себя планирование, выполнение, мониторинг и контроль деятельности SEO-команды, точно так же, как это происходит с любой другой командой из другой отрасли.

Преимущества SEO-управления проектами для SEO-агентств

Эффективное управление проектами обеспечивает бесперебойную коммуникацию как внутри команды, так и с клиентом. Оно привносит столь необходимую структуру в SEO-агентства, повышая эффективность и надежность. Ко всему этому, оно позволяет вам создать прозрачную атмосферу для вашего клиента.

Логичный процесс SEO-управления проектами может помочь вашему  цифровому агентству:

• Поддерживать бесперебойную коммуникацию внутри команды, а также с клиентом
• Обеспечить эффективную приоритизацию проектов с четко определенными целями и задачами
• Установить роли, обязанности, зависимости и требования для каждого проекта
• Выявлять и определять риски и препятствия
• Измерять прогресс с успешной реализацией проекта
• Быстрее принимать меры по исправлению ситуации

Советы по эффективному управлению проектами для SEO-агентств

SEO-процесс порой может быть трудоемким и требовательным. Когда на вас одновременно обрушивается множество таких проектов, вы должны уметь организовывать время и ресурсы для каждого из них. Чтобы немного облегчить вам задачу, мы собрали следующие советы по управлению SEO-проектами и процессами.

1. Начало проекта

Это первая фаза, на которой начинается взаимодействие с клиентом. Как менеджер проекта, вы должны обсудить с клиентом исчерпывающий список тем. По итогам обсуждения вы должны сформулировать четкий набор результатов на еженедельной, двухнедельной или ежемесячной основе. Эта коммуникация поможет вам лучше понять требования клиента и подготовить вашу команду к достижению результатов. Совет профессионала: Рекомендуется использовать общий документ для ведения учета каждой коммуникации. В соответствии с требованиями клиента, определите свои краткосрочные и долгосрочные цели.

2. Имейте четко определенный план

Создание SEO-стратегии может быть чрезмерно сложным и требовать высокого уровня экспертизы. Именно поэтому для достижения желаемых результатов необходимо иметь четкий план действий. Поскольку 70% компаний в мире не смогли реализовать хотя бы один проект за последние 12 месяцев, наличие задокументированного SEO-плана должно быть главным приоритетом.

3. Структурируйте каждый SEO-проект подробно

Разработка подробного формата SEO-проекта может помочь вам оптимизировать процесс. Для этого вам нужно будет определить имеющиеся ресурсы, а также текущие проблемы и, соответственно, расставить приоритеты в своих действиях.

Ниже приведены шаги по организации процесса:

• Начало:  Начните с завершения списка дел. Обсудите стратегический список дел и сроки с вашей командой. Берите на себя обязательства по списку дел только после того, как ваша команда согласится с ним.
• Планирование:  Спланируйте работу и определите необходимые человеческие ресурсы и время. Затем вы определите инструменты, которые потребуются команде. Основываясь на обсуждении с вашей внутренней командой, вы можете решить обратиться за внешней помощью для действий, в которых ваша команда не специализируется. И не забудьте добавить немного буферного времени на случай, если что-то задержится.
• Выполнение:  Выполняйте свой план и приступайте к работе. Но не забывайте вести учет каждого действия и общего процесса проекта.
• Измерение:  Почти 70% людей не достигают своих целей. Вы ничем не отличаетесь. Поэтому измеряйте свой прогресс по сравнению с планами. Если можете, в начале возьмите гибкую модель планирования, это было бы лучше, но если не можете, то вам нужно провести четкое обсуждение с вашей командой и предпринять позитивные действия в пользу завершения проекта.
• Контроль:  Исправляйте свои недостатки и принимайте меры по исправлению ситуации. Добавляйте ресурсы при необходимости и не стесняйтесь принимать жесткие решения.

4. Общайтесь прозрачно и часто

Регулярная коммуникация с вашей командой, а также с клиентом позволяет вам сформировать хорошее понимание проекта. В зависимости от рабочего процесса, регулярные проверки могут быть ежедневными или еженедельными с вашей командой, и еженедельными, двухнедельными или ежемесячными для клиента. Совет профессионала: Проводите встречи кратко и по существу, иначе вы потеряете массу времени.

5. Создайте соответствующий график для прогресса и завершения всех задач

Соответствующий график — это основа любого проекта. Он содержит конкретные задачи, назначенные члену команды, и крайний срок, к которому задача должна быть выполнена. Организованный график обеспечивает быструю доставку, снижение рисков, повышение производительности и отслеживание прогресса. С помощью этого метода мы стараемся сделать все возможное, чтобы задержка, вызванная конкретной задачей, не препятствовала всему проекту.

6. Выявляйте потенциальные риски или препятствия, которые могут возникнуть

Препятствия могут буквально остановить вас на пути. Выявление этих препятствий и реагирование на вызовы — важный компонент управления проектами. Каким бы ни было препятствие, менеджеры проектов ближе всего к тому, чтобы их выявить, и их роль — что-то с этим делать.

Например, член команды, который обычно работает над оптимизацией контента, заболевает. Менеджер проекта может быстро обратиться за помощью к другой команде или внешнему фрилансеру.

7. Соберите все планы и данные с помощью правильного инструмента управления проектами

Знание правильного инструмента может творить чудеса в SEO-управлении проектами. Убедитесь, что инструменты, которые вы используете, просты как для вашей команды, так и для ваших клиентов. Комфорт и удовлетворенность как команды, так и клиента всегда должны быть вашим приоритетом. Вы можете отложить свои собственные. Гораздо проще управлять SEO-проектами, когда вы используете правильные инструменты.

Вот мои рекомендации по программному обеспечению для управления проектами:

• Hive: Этот инструмент позволяет управлять проектами в нескольких отделах.
• Monday.com: Это программное обеспечение держит все ваши задачи организованными на одной платформе.
• Semrush CRM: Этот многофункциональный сервис управления позволяет эффективно выполнять все ваши задачи по управлению клиентами в одном месте.
• Trello: Этот инструмент помогает создавать доски для мониторинга проектов.
• Slack: Может использоваться для внешней коммуникации
• Google Drive, Dropbox: Могут использоваться для легкой передачи файлов.

8. Измеряйте и отчитывайтесь о прогрессе проекта

Еще один важный аспект работы менеджера проекта — измерять прогресс по каждому заданию. Благодаря измерению сотрудники остаются сосредоточенными и достигают своих целей. Отслеживание проекта с эффективным подходом помогает создать чувство ответственности среди членов команды.

9. Добавляйте ресурсы, если их не хватает

Как SEO-менеджер проекта, вы всегда должны видеть, не хватает ли ресурсов. Ваша цель должна заключаться в том, чтобы максимально использовать доступные ресурсы, имеющиеся в вашем распоряжении в проекте. Помните, если вы можете управлять графиком своего проекта, ваша команда и ваши нечеловеческие ресурсы находятся на одной волне.

10. Разработайте лучшую стратегию коммуникации и сотрудничества

Каждый хороший SEO-менеджер проекта знает, что эффективная и четкая коммуникация — ключ к успеху. Без постоянной обратной связи и открытых каналов коммуникации вы не сможете достичь конечной цели. Ищите проблемы, с которыми сталкивается ваша команда, говорите с клиентом о трудностях в проекте, будьте открыты и готовы к сотрудничеству.

11. Отдавайте должное своей команде

Всегда создавайте культуру позитивной обратной связи внутри вашей команды. Отдавать должное и ценить свою команду — признак хорошего менеджера проекта. Это помогает вам создать спокойную и эффективную рабочую среду.

Возможно, вы также захотите посмотреть наше видео о советах по эффективному управлению проектами для SEO.

Связанная услуга: Маркетинговое агентство с ИИ