Häufige Herausforderungen und Lösungen für Agenturen

Häufige Herausforderungen und Lösungen für Agenturen

Agenturprobleme sind real; wir hören bei Semrush ständig davon. Eines unserer Ziele ist es, Ihnen so viele Lösungen wie möglich anzubieten. Also haben wir unsere Community gefragt, welches der folgenden Probleme ihre größte  Agentur  Herausforderung ist: Management, Kundenmanagement, Schulung oder Arbeitseffizienz.

Wie Sie sehen können, war Arbeitseffizienz der Gewinner, aber alle genannten Punkte scheinen laut den Kommentaren, die wir erhalten haben, herausfordernd zu sein. Um einige Einblicke und Lösungen zu gewinnen, haben wir uns an Agenturinhaber und Manager gewandt, um sie nach ihren größten Herausforderungen und ihrem Umgang damit zu fragen. Nachfolgend finden Sie eine Lösung für jeden Punkt; es gibt viel zu lernen, also lesen Sie weiter und teilen Sie Ihre Gedanken in den Kommentaren.

Marty Weintraub, Aimclear

All das sind Herausforderungen, wobei das Kundenmanagement die größte darstellt. Wie in jeder hochmodernen Dienstleistungs- oder Beratungsbranche kommen Kunden mit festen Erwartungen in unsere Beziehung, die meist auf dem Ergebnis basieren, das ihr Modell erfordert, und nicht auf den Realitäten eines wettbewerbsorientierten, integrierten Marketingumfelds, das Tests und Experimente erfordert, um Lösungen zu finden.

Wir haben gelernt, dass viele Reibungsverluste vermieden werden können, indem Erwartungen auf gesunde, durchsetzungsfähige Weise gesetzt werden, etwa hinsichtlich einer Reihe möglicher Ergebnisse für jede Taktik und der nächsten Schritte für jedes Szenario in Richtung des Endziels.

Wir scheuen uns nicht davor, zu diskutieren und im Voraus Zustimmung dafür zu gewinnen, wie Testiterationen erfolgreich sein können und was häufige Gründe für ein Scheitern sind; dies ermutigt unsere Kunden, mit einer realistischeren Perspektive zu beobachten.

Siege sind süßer, weil unser Kunde wusste, dass Marken bei dieser Taktik manchmal scheitern – und sie haben gewonnen. Da wir meist erfolgreich sind, ist das Gewinnen von Zustimmung für die Realität ein erfreulicher Vertrauensaufbau. Es ist auch einfacher, das schwierige Gespräch nach seltenen, aber unvermeidlichen Rückschlägen im Testrahmen zu führen, weil jeder die Möglichkeiten im Voraus verstanden hat, was ebenfalls vertrauensbildend wirkt.

Jake Bohall, Hive Digital

Ich würde zustimmen, dass all diese Punkte in unseren 17+ Jahren eine Herausforderung für unsere Agentur waren, wobei einige von Zeit zu Zeit stärker im Vordergrund standen als andere. Als  kleine Agentur neigen wir dazu, neue Methoden experimentieren und testen zu können, und haben festgestellt, dass je nach Personal/Kunden usw. jede Technik plötzlich ineffizient werden kann.

Verbesserung von Managementprozessen

Unsere Agentur hat einige Jahre damit verbracht, Managementstile und Arbeitseffizienz durch die Anwendung der Prinzipien aus dem Buch „Scaling Up“ zu verbessern. Auch wenn es etwas kitschig klingen mag, hat dieses Buch unsere Managementprozesse wirklich verbessert und unserem Team geholfen, viel effizienter zu werden, was mehr Erfolg für unsere Kunden generiert, unsere Teams stärkt und Raum für das Wachstum des Unternehmens schafft. Das Buch hilft Ihnen, Meeting-Zyklen zu entwickeln und Ihr Unternehmen um skalierbare Systeme herum zu strukturieren, um eine effizientere, flüssigere und prozessorientierte Organisation zu werden.

Arbeitseffizienz

Ein weiterer wichtiger Ansatz für die Arbeitseffizienz besteht darin, sicherzustellen, dass wir „Arbeitszeit“ in unseren Kalendern festgelegt haben (und andere Anrufe usw. blockieren) und dass wir unseren Mitarbeitern Zeit zum Lernen geben. Wir erwarten, dass jede Person jeden Monat 80-100 Stunden für spezifische kundenbezogene Arbeit investiert, was ziemlich viel Zeit lässt, um sich selbst zu organisieren, über Trends/Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben und offene Debatten innerhalb der Teams über Best Practices zu führen.

Ohne diesen Freiraum für „Ich-Zeit“ wäre unser Team bei den Liefergegenständen überlastet und könnte nicht mit dem Tempo der Branche mithalten oder neue Ideen entwickeln. Wir haben auch damit experimentiert, Kunden intern zu rotieren (nicht den Lead, nur den Großteil der Arbeit), da jede Iteration Verbesserungen hervorbringt. Wenn Sie „aufholen“, was jemand anderes getan hat, werden Sie wahrscheinlich fragen, warum sie es so gemacht haben, sie hätten x tun können, und fast jedes Mal, wenn das passiert, lernt das gesamte Team etwas und wird effizienter.

Kelsey Libert, Fractl

In sieben Jahren entwickelte sich  Fractl  von einem kleinen Familienunternehmen zu einer Agentur mit über 100 Mitarbeitern und Büros in Florida, Kalifornien und Großbritannien. Wir standen in verschiedenen Phasen unseres Wachstums vor Herausforderungen bei allen vier von Ihnen skizzierten Punkten.

Arbeitseffizienz/Schulung

Als wir Fractl 2012 gründeten, erstellte Kristin Projekte und ich pitchte; wir waren das All-Star-Team, das Kundenberichterstattung bei TIME, TechCrunch, CNN und den schwer fassbarsten Websites im Web landete. Als unser Lead-Flow und unser Unternehmen wuchsen, mussten wir bessere Ausbilder und Delegierer werden, um die nächste Phase unseres Geschäfts zu verwalten: Skalierung und Effizienz.

Für unser Media Relations-Team habe ich einen 25-seitigen Schulungsleitfaden mit detaillierten Abschnitten zu den wichtigsten Teilen des Pitchings, der Personalisierung, der Betreffzeilen und der Gestaltung umsetzbarer, geschichtenbasierter Erkenntnisse zusammengestellt. Mein liebstes Asset war ein Dokument mit „Gewinner-Pitches“, das einzigartige Pitches hervorhob, die ich geschrieben hatte und die erstklassige Presse landeten – etwas, das jüngere Teammitglieder nachahmen konnten.

Im Laufe der Jahre fügten wir „Pre-Pitch-Strategievorlagen“ und „Promo-Zusammenarbeitsmeetings“ hinzu, damit unsere Top-Performer Feedback geben und jüngere Teammitglieder schulen konnten. In jüngerer Zeit haben wir begonnen, Platzierungen bei neuen Publishern und Autoren zu fördern, damit unser Team nicht auf etablierte Beziehungen zurückgreift, was zu Burnout bei Autoren führt.

Um Burnout zu bekämpfen, haben wir außerdem Opt-in-wöchentliche E-Mail-Blasts für unsere wertvollsten Autorenbeziehungen erstellt, die es diesen Autoren ermöglichen, ihre Lieblingskampagnen aus einer wöchentlichen E-Mail mit neuen Inhalten auszuwählen (statt 10 verschiedene Pitches von Fractl pro Woche).

Im Bereich Creative Strategy implementierte Kristin „Peer Review“, das eine Plattform für Kampagnenfeedback während zwei kritischer Punkte in der Produktion schuf und Kristin und andere leitende Teammitglieder für Feedback zusammenbrachte, um sicherzustellen, dass wir unsere beste Arbeit für eine Vielzahl von Kunden leisteten. Da Publisher bei den Arten von Inhalten, die sie akzeptieren würden, strenger wurden, fügten wir SPS-Tests, strengere Methodenüberprüfungen und neue Methoden hinzu, um die Autorität unserer Inhalte zu erhöhen.

Schließlich nutzen wir Klipfolio, um robuste Agenturanalysen in jeder unserer Kernabteilungen aufzubauen: Creative Strategy, Media Relations, Editorial, Design und Account Management. Diese Analysen halfen uns, die Kapazität der Agentur, Leistungsbenchmarks und herausfordernde Kunden zu identifizieren, neben einem Dutzend anderer Metriken, die wichtige Probleme und Chancen aufzeigen, die unser Führungsteam angehen muss.

Management

Mitarbeitermanagement ist einer der härtesten und lohnendsten Teile des Geschäftsbesitzes. Als Fractl klein war, fühlte sich das Team wie eine Familie an; meine Mitgründer Nick und Dan luden jedes Jahr mehrere Mitarbeiter zum Thanksgiving-Essen ein, und Kristin und ich veranstalteten routinemäßig das ganze Jahr über Hauspartys. Unsere geringe Größe förderte häufigere Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Partnern und Mitarbeitern, was zu mehr Vertrauen, Transparenz und Respekt in der gesamten Agentur führte.

Als wir wuchsen, mussten die Partner vom täglichen 1:1-Mitarbeitermanagement zurücktreten und sich darauf konzentrieren, das Geschäft für die Skalierung zu optimieren. Wir haben ein paar Mal Fehler gemacht, indem wir Leute eingesetzt haben, die exzellente Ausführer, aber unterdurchschnittliche Manager waren, und schnell gelernt, dass zu viel Distanz zum operativen Geschäft nicht gut für das Unternehmen und seinen Bedarf an ständiger Verfeinerung und Innovation ist. Wir sind zurückgetreten, um die Organisation abzuflachen und neue Managementmodelle zu testen, und sind schließlich beim Account-Team-Modell gelandet, das „Mini-Fractls“ innerhalb der Agentur schuf, bei denen Account Manager, Designer, Autoren, kreative Strategen und Media-Relations-Kohorten auf spezifische Kundenvertikalen spezialisiert sind.

Kundenmanagement

In den frühen Jahren von Fractl haben wir schnell gelernt, dass Kundendiversifizierung der Schlüssel zu unserer Langlebigkeit war, als ein 1-Millionen-Dollar-Kunde 50 % unseres Umsatzes ausmachte, was ein riesiges Risiko darstellte. Wir haben im nächsten Jahr aggressiv daran gearbeitet, unsere Markenbekanntheit und Autorität zu erhöhen und gleichzeitig unsere Mindestbeträge auf 6-12-monatige Verträge zu erhöhen, was es uns ermöglichte, einen größeren Einfluss auf unsere Kunden auszuüben und einen größeren ROI zu demonstrieren, was wiederum für mehr Stabilität in unserem Kundenstamm sorgte.

Motoko Hunt, AJPR

„Kundenmanagement“ kann eine große Herausforderung sein, da jeder Kunde unterschiedliche Strukturen, Verständnisse von SEM/SEO und unterschiedliche Ziele hat. Es braucht Zeit, bis ein Kunde und eine Agentur den Prozess des anderen verstehen. Ich habe erkannt, dass ich Kunden zuerst verstehen muss, bevor ich mit der Arbeit beginne, sonst wird sich bei den Kampagnen oder Websites des Kunden nichts ändern.

Seitdem nutze ich die ersten paar Meetings, um sie zu verstehen. Die Fragen, die ich ihnen normalerweise stelle, betreffen:

• Organisationsstruktur mit Details dazu, wer was verwaltet oder handhabt.
• Typischer Arbeitsablauf und Prozess von Marketing und Inhaltserstellung.
• Globale Websites und Managementprozess.
• Die Geschäftsziele des aktuellen Jahres.
• Aktuelle Schmerzpunkte und Herausforderungen.

Die Antworten und Inputs eines Kunden helfen mir, die Projekte und Empfehlungen bereitzustellen, die für sie funktionieren.

Ich biete auch SEM/SEO-Schulungen für Kunden an, nicht nur für die SEM/SEO-Teams, sondern auch für die Abteilungen, die einen großen Einfluss auf die Suchleistung haben, wie IT, Web, Inhaltsredakteure und Marketing. Wenn sie verstehen, wie ihre Arbeit die Websites und Kampagnenleistungen beeinflusst, sind sie viel kooperativer.

Lily Ray, Path Interactive

Für SEO-Profis kann es eine Herausforderung sein, tägliche Aufgaben effizient zu erledigen, wenn man bedenkt, wie viele verschiedene Marketingstrategien wir gleichzeitig verfolgen müssen. Das Agenturleben erfordert insbesondere das Ausbalancieren all dieser Marketinginitiativen für mehrere Kunden gleichzeitig. Mehrere Kunden zu haben bedeutet auch, dass tägliche Zeitpläne unvorhersehbar sein können; wenn ein Kunde mit einem Website-Notfall konfrontiert ist, der während eines wichtigen geplanten Meetings mit einem anderen Kunden auftritt, müssen Agenturmitarbeiter kreative Wege finden, um überall gleichzeitig zu sein.

Bei  Path Interactive haben wir zahlreiche Techniken und Prozesse entwickelt, um unsere Effizienz zu steigern und in der Lage zu sein, allen unseren Kunden gleichzeitig qualitativ hochwertige Arbeit zu liefern. Sie lassen sich auf drei Komponenten reduzieren: das richtige Personalmodell, die richtige Technologie und konsistente, offene Kommunikation.

Personal

Wir nehmen die Einstellung ernst und führen strenge Interviewprozesse durch, die sicherstellen, dass Mitarbeiter eine starke Arbeitsmoral, eine Leidenschaft für digitales Marketing, starke Kommunikationsfähigkeiten und eine Neugier haben, neue Dinge auszuprobieren und neue Ideen einzubringen.

Wir bitten potenzielle Kandidaten im Allgemeinen, eine SEO-Übung abzuschließen, die uns hilft, ihren Ansatz zur Problemlösung besser zu verstehen. Wir unterhalten auch ein starkes Praktikumsprogramm, das uns die Möglichkeit gibt, potenzielle Mitarbeiter über mehrere Monate hinweg zu schulen, ihnen tiefe, praktische Erfahrung in SEO zu geben und einen großen Pool an potenziellen Mitarbeitern zu schaffen, aus dem wir in Zukunft schöpfen können.

Indem wir die richtigen Leute einstellen und sie richtig schulen, stellen wir sicher, dass unser Team gerüstet ist, um die schnelllebige, dynamische und herausfordernde Arbeit zu bewältigen, in die sie als Teil unseres Teams eintauchen werden. Es hilft auch zu festigen, dass die Teams in der Lage sind, Multitasking zu betreiben, die Gänge zu wechseln und sich schnell zu bewegen, was für den Erfolg in einer Agentur erforderlich ist. In einigen Fällen identifizieren wir auch dedizierte Rollenmöglichkeiten, um bestimmte zeitintensive Arbeitsabläufe wie Analysekonfiguration oder redaktionelle Unterstützung zu lösen. Der Aufbau eines Personals mit sowohl verallgemeinerter als auch spezialisierter Expertise kann ebenfalls dazu beitragen, die Effizienz erheblich zu verbessern.

Technologie

Die Investition in die richtige Technologie macht uns intelligenter und hilft uns, unsere Arbeit effektiver zu erledigen. Unser Team investiert in über 30 SEO-Softwarelösungen, vom Enterprise-Crawling bis hin zu Rangverfolgung, Link-Auditing, Website-Architekturvisualisierung, Wireframing und mehr.

Mit einer Vielzahl von Tools sind wir in der Lage, Effizienz in unseren Arbeitsabläufen zu schaffen, indem wir wissen, welches Tool für welchen Prozess zu verwenden ist, und Zeit sparen, die sonst für manuelle Analysen aufgewendet worden wäre. Zum Beispiel eliminieren wir durch das Erstellen automatisierter Dashboards und das Abrufen von Daten aus einer Vielzahl unserer Tools die Notwendigkeit, Berichte wöchentlich/monatlich manuell zu erstellen.

Wir verwenden auch Aufgabenmanagement-Software und verfolgen unsere Zeit für diese Aufgaben fleißig, um zu analysieren, wo und wie unsere Zeit in der gesamten Agentur verbracht wird. Diese Informationen ermöglichen es unserem Führungsteam, nicht nur die Rentabilität über Teams und Kunden hinweg zu verstehen, sondern auch Bereiche zu identifizieren, in denen Mitarbeiter „stecken bleiben“ könnten, indem sie zu viel Zeit mit bestimmten Aufgaben verbringen. Wir diskutieren und betrachten diese als Möglichkeiten, unsere Gesamteffizienz zu steigern.

Kommunikation

Starke interne Kommunikation ist der Schlüssel zur Verbesserung der Effizienz. Unser SEO-Team unterhält konsistente wöchentliche Teammeetings, in denen wir unsere Ansätze zur Lösung komplexer Probleme für unsere Kunden teilen. Diese „Show and Tell“-Sitzungen helfen uns allen, Zeit zu sparen, indem wir schnell kollektives Wissen schaffen und so sicherstellen, dass niemand Zeit damit verbringt, „das Rad neu zu erfinden“ – insbesondere da unsere SEO-Technologie im Laufe der Zeit immer mehr neue Funktionen bietet.

Unsere Manager werden auch regelmäßig dazu angehalten, Ideen für verbesserte Agenturprozesse oder neue Technologien beizutragen, die die Arbeit unserer Teams einfacher, effizienter und effektiver machen können. Manager fungieren regelmäßig als Fürsprecher für andere Mitarbeiter, um Möglichkeiten zur Steigerung der Effizienz zu identifizieren oder die Agentur insgesamt zu einem besseren Arbeitsplatz zu machen.

Adam Proehl, NordicClick

Wie die meisten Agenturen haben wir mit all diesen genannten Dingen zu kämpfen gehabt. Die größte konsistente Herausforderung war wahrscheinlich die Schulung, die letztendlich die anderen drei beeinflusst. Es ist immer ein Problem, das nie verschwinden wird, aber  wir  sind klüger geworden und haben einige Erfolge bei der Minderung der damit verbundenen Herausforderungen erzielt. Zu den wichtigsten Dingen, die wir getan haben, gehören:

1. Unsere internen Fachexperten damit zu beauftragen, aktualisierte Checklisten der Fähigkeiten zu führen, die neue Teammitglieder haben sollten.
2. Neue Teammitglieder aktuelle Teammitglieder begleiten zu lassen und so viel Arbeit wie möglich unter Aufsicht und Überprüfung zu übernehmen, und das ist eine Investition, die  wir tätigen  (mit anderen Worten, wir halten es nicht für richtig, den Kunden die Schulung unseres eigenen Personals in Rechnung zu stellen).
3. Viel klüger darin zu werden, zu überprüfen, ob Stellenbewerber tatsächlich über die Fähigkeiten verfügen, die sie behaupten.
4. Und wir haben ein Budget, um Teammitglieder zu externen Veranstaltungen und Konferenzen zu schicken, um zu lernen. Für neue Teammitglieder, die weniger als ein Jahr hier sind, schicken wir sie zu lokalen Veranstaltungen (und es gibt viele verfügbare). Für Mitarbeiter, die eine gewisse Betriebszugehörigkeit haben, zögern wir nicht, sie zu nationalen Shows zu schicken, die für sie sinnvoll sind.

Ross Hudgens, Siege Media

Schulung war anfangs eine Herausforderung für  unsere Agentur. Eine Sache, die wir getan haben, um sie zu überwinden, war die gezielte Ernennung eines Leiters für Schulung (und Einstellung). Sie war dafür verantwortlich, Einstellungen zu genehmigen und sie wiederum zu schulen, was bedeutete, dass die frühe Phase Verantwortlichkeit/mehr Struktur im Prozess schuf und auch Lektionen aus wiederholten Erkenntnissen mit neuen Mitarbeitern.

Sie arbeitete auch an einem internen Schulungskurs mit Video, Rich Media usw., um den Einarbeitungsprozess unserer neuen Mitarbeiter zu beschleunigen. Indem sie jemanden speziell für diese Rolle einsetzte, konnte sie darin glänzen und den Prozess auch für andere neue Mitarbeiter beschleunigen.

Ein großes Dankeschön an alle, die dazu beigetragen haben

Eine Agentur zu leiten ist nicht einfach. Es gibt so viele verschiedene Dinge zu verwalten, während man Kunden an Bord holt, mit Branchenveränderungen Schritt hält und versucht, jede Aufgabe des Tages zu erledigen. Wir würden gerne wissen, was Ihre größten Herausforderungen sind, damit wir Ihnen helfen können, Lösungen zu finden.