Yaygın Ajans Sorunları ve Çözümleri

Yaygın Ajans Zorlukları ve Çözümleri

Ajansların yaşadığı zorluklar gerçektir; Semrush’ta bunları sürekli duyuyoruz. Hedeflerimizden biri, size mümkün olduğunca çok çözüm sunmaktır. Bu yüzden topluluğumuza en büyük ajans zorluklarının hangisi olduğunu sorduk: yönetim, müşteri yönetimi, eğitim mi yoksa iş verimliliği mi?

Gördüğünüz gibi, iş verimliliği kazanan taraf oldu ancak gelen yorumlara göre tüm konular oldukça zorlayıcı görünüyor. Bazı içgörüler ve çözümler elde etmek için ajans sahiplerine ve yöneticilerine en büyük zorluklarını ve bunlarla nasıl başa çıktıklarını sorduk. Aşağıda her biri için bir çözüm bulacaksınız; öğrenecek çok şey var, bu yüzden okumaya devam edin ve düşüncelerinizi yorumlarda paylaşın.

Marty Weintraub, Aimclear

Yukarıdakilerin hepsi birer zorluktur, en büyüğü ise müşteri yönetimidir. Her yenilikçi hizmet veya danışmanlık sektöründe olduğu gibi, müşteriler ilişkimize genellikle kendi modellerinin gerektirdiği sonuçlara dayalı, önceden belirlenmiş beklentilerle gelirler; çözüme ulaşmak için test ve deneme gerektiren rekabetçi ve entegre bir pazarlama ortamının gerçeklerine göre değil.

Her taktik için olası sonuçlar ve nihai hedefe giden her senaryo için atılabilecek adımlar konusunda beklentileri sağlıklı ve iddialı bir şekilde belirleyerek sürtüşmelerin nasıl önlenebileceğini öğrendik.

Test yinelemelerinin nasıl başarılı olabileceğini ve başarısızlığın yaygın nedenlerini tartışmaktan ve bu konuda önceden onay almaktan çekinmiyoruz; bu, müşterilerimizin süreci daha gerçekçi bir perspektifle gözlemlemelerini teşvik ediyor.

Zaferler daha tatlıdır çünkü müşterimiz bazen markaların bu taktikte başarısız olabileceğini bilir ve yine de kazanırlar. Genellikle başarılı olduğumuz için, gerçekler konusunda onay almak mutlu bir güven inşa edicidir. Nadir de olsa kaçınılmaz olan test çerçevesi aksaklıklarından sonra zor konuşmaları yapmak da daha kolaydır çünkü herkes olasılıkları önceden anlamıştır, bu da güven oluşturur.

Jake Bohall, Hive Digital

17 yılı aşkın süredir ajansımız için tüm bu maddelerin birer zorluk olduğu konusunda hemfikirim, bazıları zaman zaman diğerlerinden daha ön planda olabiliyor. Küçük bir ajans olarak, yeni yöntemleri deneme ve test etme eğilimindeyiz ve personel/müşteri durumuna bağlı olarak herhangi bir tekniğin aniden verimsiz hale gelebileceğini keşfettik.

Yönetim Süreçlerini İyileştirme

Ajansımız, “Scaling Up” kitabındaki ilkeleri uygulayarak yönetim tarzlarını ve iş verimliliğini ele almak için birkaç yıl harcadı. Biraz klişe gibi görünse de, bu kitap yönetim süreçlerimizi gerçekten iyileştirdi ve ekibimizin çok daha verimli hale gelmesine yardımcı oldu; bu da müşterilerimiz için daha fazla başarı sağlıyor, ekiplerimizi güçlendiriyor ve işi büyütmek için alan yaratıyor. Kitap, toplantı döngüleri geliştirmenize ve daha verimli, akıcı ve süreç odaklı bir organizasyon olmak için işinizi ölçeklenebilir sistemler etrafında yapılandırmanıza yardımcı oluyor.

İş Verimliliği

İş verimliliği konusunda attığımız bir diğer önemli adım, takvimlerimizde ‘çalışma zamanı’ oluşturduğumuzdan (diğer aramaları vb. engelleyerek) ve çalışanlarımıza öğrenme için zaman tanıdığımızdan emin olmaktır. Her kişinin her ay belirli müşteri odaklı işlere 80-100 saat yatırım yapmasını bekliyoruz; bu da kişinin kendini organize etmesi, trendler/değişiklikler konusunda güncel kalması ve ekipler içinde en iyi uygulamalar üzerine açık tartışmalar yapması için oldukça fazla zaman bırakıyor.

Bu “bana özel zaman” ayrımı olmasaydı, ekibimiz teslimatlar konusunda aşırı yüklenir ve sektör hızına ayak uyduramaz ya da yeni fikirler geliştiremezdi. Ayrıca müşterileri şirket içinde döndürmeyi (lideri değil, işin büyük kısmını) denedik, çünkü her yineleme iyileştirmeyi beraberinde getirir. Bir başkasının ne yaptığını “yakaladığınızda”, muhtemelen “neden böyle yaptılar, şunu yapabilirlerdi” diye sorarsınız ve bu her gerçekleştiğinde, tüm ekip bir şeyler öğrenir ve daha verimli hale gelir.

Kelsey Libert, Fractl

Yedi yıl içinde Fractl, küçük bir aile şirketinden Florida, Kaliforniya ve İngiltere’de ofisleri olan 100+ kişilik bir ajansa dönüştü. Büyümemizin farklı aşamalarında belirttiğiniz dört noktanın hepsinde zorluklarla karşılaştık.

İş Verimliliği/Eğitim

2012’de Fractl’ı ilk kurduğumuzda, Kristin projeler yaratıyor, ben ise sunum yapıyordum; TIME, TechCrunch, CNN ve web’deki en ulaşılmaz sitelerde müşteri kapsamı sağlayan All-Star ekibiydik. Müşteri akışımız ve şirketimiz büyüdükçe, işimizin bir sonraki aşamasını yönetmek için daha iyi eğitimciler ve delegatörler olmamız gerekiyordu: ölçek ve verimlilik.

Yönetim

Çalışan yönetimi, iş sahipliğinin en zor ve en ödüllendirici kısımlarından biridir. Fractl küçükken, ekip bir aile gibi hissettiriyordu; kurucu ortaklarım Nick ve Dan her yıl Şükran Günü yemeği için birkaç çalışanı ağırlardı ve Kristin ile ben yıl boyunca düzenli olarak ev partileri verirdik. Küçük boyutumuz, ortaklar ve çalışanlar arasında daha sık iletişim ve iş birliğini teşvik etti, bu da tüm ajans genelinde daha fazla güven, şeffaflık ve saygı sağladı.

Büyüdükçe, ortakların günlük 1:1 çalışan yönetiminden geri adım atması ve işi ölçeklendirmek için optimize etmeye odaklanması gerekiyordu. Mükemmel uygulayıcılar olan ancak vasat yöneticiler olan insanları işe alarak birkaç kez tökezledik ve operasyonlardan çok fazla uzaklaşmanın iş ve onun sürekli iyileştirme ve inovasyon ihtiyacı için iyi olmadığını hızla öğrendik. Organizasyonu düzleştirmek ve yeni yönetim modellerini test etmek için geri adım attık ve sonunda, hesap yöneticileri, tasarımcılar, yazarlar, yaratıcı stratejistler ve medya ilişkileri gruplarının belirli müşteri dikeylerinde uzmanlaştığı, ajans içinde “mini Fractl’lar” yaratan Hesap Ekibi modeline geçtik.

Müşteri Yönetimi

Fractl’ın ilk yıllarında, 1 milyon dolarlık bir müşterinin gelirimizin %50’sini temsil ettiği ve bunun büyük bir risk olduğu dönemde, müşteri çeşitlendirmenin uzun ömürlülüğümüz için anahtar olduğunu hızla öğrendik. Marka bilinirliğimizi ve otoritemizi artırmak için bir sonraki yıl agresif bir şekilde çalıştık, aynı zamanda minimum sözleşmelerimizi 6-12 aya çıkardık; bu da müşterilerimiz üzerinde daha büyük bir etki yaratmamızı ve daha yüksek bir yatırım getirisi (ROI) göstermemizi sağladı, bu da müşteri portföyümüzde daha fazla istikrar sağladı.

Motoko Hunt, AJPR

“Müşteri Yönetimi” büyük bir zorluk olabilir çünkü her müşterinin farklı yapıları, SEM/SEO anlayışları ve farklı hedefleri vardır. Bir müşteri ve ajansın birbirinin sürecini anlaması zaman alır. İşe başlamadan önce müşterileri anlamam gerektiğini, aksi takdirde müşterinin kampanyalarında veya web sitelerinde hiçbir şeyin değişmeyeceğini fark ettim.

O zamandan beri, onları anlamak için ilk birkaç toplantıyı kullanıyorum. Genellikle sorduğum sorular şunlardır:

• Kimlerin neyi yönettiği veya ele aldığına dair detaylarla birlikte organizasyonel yapı.
• Pazarlama ve içerik oluşturmanın tipik iş akışı ve süreci.
• Küresel web siteleri ve yönetim süreci.
• Mevcut yılın iş hedefleri.
• Mevcut sorunlu noktalar ve zorluklar.

Müşteriden gelen yanıtlar ve girdiler, onlar için işe yarayan projeler ve öneriler sunmama yardımcı oluyor.

Ayrıca sadece SEM/SEO ekiplerine değil, aynı zamanda BT, Web, İçerik Editörleri ve Pazarlama gibi arama performansı üzerinde büyük etkisi olacak departmanlara da SEM/SEO eğitimi veriyorum. Kendi çalışmalarının web sitelerini ve kampanya performanslarını nasıl etkilediğini anladıklarında, çok daha iş birlikçi oluyorlar.

Lily Ray, Path Interactive

SEO profesyonelleri için, aynı anda odaklanmamız gereken çok sayıda farklı pazarlama stratejisi göz önüne alındığında, günlük görevleri verimli bir şekilde yerine getirmek bir zorluk olabilir. Özellikle ajans hayatı, aynı anda birkaç müşteri için tüm bu pazarlama girişimlerini dengelemeyi gerektirir. Birden fazla müşteriye sahip olmak, günlük programların da öngörülemez olabileceği anlamına gelir; eğer bir müşteri, başka bir müşteriyle yapılan önemli bir planlı toplantı sırasında gerçekleşen bir web sitesi acil durumuyla karşı karşıyaysa, ajans çalışanları aynı anda her yerde olmanın yaratıcı yollarını bulmalıdır.

Path Interactive‘de, verimliliğimizi artırmak ve tüm müşterilerimize aynı anda yüksek kaliteli iş sunabilmek için çok sayıda teknik ve süreç geliştirdik. Bunlar üç bileşene dayanıyor: doğru personel modeli, doğru teknoloji ve tutarlı, açık iletişim.

Personel

İşe alımı ciddiye alıyoruz ve çalışanların güçlü bir iş ahlakına, dijital pazarlamaya tutkuya, güçlü iletişim becerilerine ve yeni şeyler deneme ve yeni fikirler ortaya koyma merakına sahip olmalarını sağlayan titiz mülakat süreçleri yürütüyoruz.

Genellikle potansiyel adaylardan, sorunları çözme yaklaşımlarını daha iyi anlamamıza yardımcı olan bir SEO egzersizini tamamlamalarını istiyoruz. Ayrıca, potansiyel işe alımları birkaç ay boyunca eğitmemize olanak tanıyan, onlara SEO konusunda derin, uygulamalı deneyim kazandıran ve gelecekte yararlanabileceğimiz harika bir potansiyel çalışan havuzu oluşturan güçlü bir staj programı sürdürüyoruz.

Doğru insanları işe alarak ve onları düzgün bir şekilde eğiterek, ekibimizin bir parçası olarak dalacakları hızlı tempolu, dinamik ve zorlu işlerin üstesinden gelebilecek donanıma sahip olmalarını sağlıyoruz. Ayrıca, ekiplerin çoklu görev yapabilmelerini, vites değiştirebilmelerini ve hızlı hareket edebilmelerini sağlamaya yardımcı olur ki bu da bir ajans olarak başarı için gereklidir. Bazı durumlarda, analitik yapılandırması veya editoryal destek gibi zaman yoğunluklu belirli iş akışlarını çözmek için özel rol fırsatları da belirliyoruz. Hem genel hem de uzmanlaşmış uzmanlığa sahip bir personel oluşturmak, verimliliği büyük ölçüde artırmaya yardımcı olabilir.

Teknoloji

Doğru teknolojiye yatırım yapmak bizi daha akıllı hale getirir ve işimizi daha etkili bir şekilde yapmamıza yardımcı olur. Ekibimiz, kurumsal taramadan sıralama takibine, bağlantı denetimine, site mimarisi görselleştirmeye, tel kafes oluşturmaya ve daha fazlasına kadar 30’dan fazla SEO yazılımına yatırım yapmaktadır.

Çeşitli araçlarla, hangi süreç için hangi aracın kullanılacağını bilerek iş akışlarımızda verimlilik yaratabiliyor ve manuel analiz yaparak harcanacak zamandan tasarruf edebiliyoruz. Örneğin, otomatik panolar oluşturarak ve verileri çeşitli araçlarımızdan çekerek, haftalık/aylık bazda manuel olarak rapor oluşturma ihtiyacını ortadan kaldırıyoruz.

İletişim

Güçlü iç iletişim, verimliliği artırmak için anahtardır. SEO ekibimiz, müşterilerimiz için karmaşık sorunları çözme yaklaşımlarımızı paylaştığımız tutarlı haftalık ekip toplantıları sürdürüyor. Bu “göster ve anlat” oturumları, kolektif bilgeliği hızla yaratarak hepimizin zamandan tasarruf etmesine yardımcı oluyor, böylece kimse “tekerleği yeniden icat etmekle” zaman kaybetmiyor – özellikle SEO teknolojimiz zamanla giderek daha fazla yeni özellik sundukça.

Adam Proehl, NordicClick

Çoğu ajans gibi, biz de bahsedilen tüm konularda zorlandık. En büyük tutarlı zorluk muhtemelen eğitim olmuştur, bu da nihayetinde diğer üçünü etkiler. Bu her zaman asla ortadan kalkmayacak bir sorundur, ancak biz bu konuda daha akıllı hale geldik ve bununla birlikte gelen zorlukları hafifletmede bir miktar başarı elde ettik. Yaptığımız en önemli şeyler şunlardır:

1. Dahili konu uzmanlarımızı, yeni ekip üyelerinin sahip olması gereken becerilerin güncel kontrol listelerini tutmakla görevlendirmek.
2. Yeni ekip üyelerinin mevcut olanları gölgelemelerini ve denetim ve inceleme altında mümkün olduğunca çok iş üstlenmelerini sağlamak; bu, *bizim yaptığımız* bir yatırımdır (başka bir deyişle, kendi personelimize eğitim vermek için müşterilerden ücret almanın doğru olduğunu düşünmüyoruz).
3. İş adaylarının iddia ettikleri beceri setine gerçekten sahip olduklarını doğrulamak konusunda çok daha akıllı olmak.
4. Ayrıca, ekip üyelerini öğrenmeleri için harici etkinliklere ve konferanslara göndermek için bir bütçemiz var. Burada bir yıldan az süredir bulunan yeni ekip üyeleri için onları yerel etkinliklere gönderiyoruz (ve bolca mevcut). Biraz kıdemi olan personel için, onları kendileri için mantıklı olan ulusal gösterilere göndermekten çekinmiyoruz.

Ross Hudgens, Siege Media

Eğitim başlangıçta ajansımız için bir zorluktu. Bunun üstesinden gelmek için yaptığımız bir şey, özel olarak bir eğitim (ve işe alım) başkanı atamaktı. İşe alımları onaylamaktan ve dolayısıyla onları eğitmekten o sorumluydu; bu da erken aşamanın sürece hesap verebilirlik/daha fazla yapı kazandırdığı ve ayrıca yeni işe alınanlarla tekrarlanan öğrenimlerden dersler çıkarıldığı anlamına geliyordu.

Ayrıca, yeni işe alınanlarımızla eğitim sürecini hızlandırmak için video, zengin medya vb. içeren bir dahili eğitim kursu üzerinde çalıştı. Birini özel olarak bu role getirerek, bu konuda mükemmelleşebildi ve ayrıca diğer yeni insanlar için süreci hızlandırabildi.

Katkıda Bulunan Herkese Çok Teşekkürler

Bir ajans yönetmek kolay değildir. Müşterileri işe alırken, sektör değişikliklerine ayak uydururken ve günün her görevini tamamlamaya çalışırken yönetilecek çok fazla farklı şey var. En büyük zorluklarınızın neler olduğunu bilmek isteriz, böylece sizin için çözümler bulmanıza yardımcı olabiliriz.