Büyük haber ajanslarına bir hikaye sunmak, editörlerin günlük yayın döngülerini doldurmak için neye ihtiyaç duyduklarını net bir şekilde anlamayı gerektirir. Medya görünürlüğünü, gazetecilere sadece marka duyurularınız için bir reklam panosu muamelesi yapmak yerine onlara gerçek değer sunarak sağlarsınız. Başarılı bir sunum, zamanında bir kanca, ilgili bir anlatı ve yazarın zamanına ve hedef kitlesinin ilgi alanlarına saygı duyan kısa, profesyonel bir sunumla başlar.
Gazeteciler neden çoğu hikaye sunumunu reddeder?
Gazetecilerin çoğu, içerik bir haber hikayesinden çok bir reklam gibi hissettirdiği için sunumları reddeder. Yaygın bir model, benzersiz bir açıdan veya güncel kültürel konuşmalarla bağlantıdan yoksun genel basın bültenleri almaktır. Bir sunum, muhabirin özel ilgi alanına hitap etmiyorsa, genellikle hemen çöpe atılır. Muhabirler, kendi okuyucu kitleleriyle rezonans oluşturacak birincil kaynaklar, benzersiz veriler veya insan ilgisi unsurları ararlar.
Bir diğer sorun, yayının mevcut editoryal yönüyle alakasız olmasıdır. Ulusal bir gazetede teknoloji odaklı bir muhabir, o restoran belirli bir sürdürülebilir teknolojiye öncülük etmediği sürece yerel bir restoran açılışıyla nadiren ilgilenir. Muhabirin geçmişini araştırmadığınızda, özel bir fırsat sunmak yerine geniş bir ağ attığınızı belli edersiniz. İletişiminizi uyarlamak, yanıt oranınızı artırmanın en etkili yoludur.
Hikayeniz için doğru muhabiri nasıl belirlersiniz?
Doğru muhabiri belirlemek, hedef medya kuruluşlarınızda belirli endüstri dikeyinizi kimin ele aldığını takip etmekle başlar. Genel bir info@ adresine e-posta göndermek yerine, medya kuruluşunun web sitesindeki bireysel yazar imzalarını arayın. Sunmayı düşündüğünüz konuyu sık sık ele alıp almadıklarını görmek için son on makalelerini inceleyin. Bu araştırma aşaması sürecin en çok zaman alan kısmıdır, ancak profesyonel sonuçlar elde etmek için gereklidir.
Bulgularınızı, sosyal yardım çabalarınızı etkili bir şekilde takip etmek için basit bir elektronik tabloda düzenleyebilirsiniz. Muhabirin adı, birincil kapsama alanı, en son üç ilgili makalesinin başlıkları ve son iletişiminizi gönderdiğiniz tarih için sütunlar ekleyin. Bu basit sistem, aynı kişiye iki kez sunum yapmanızı veya tekrar tekrar alakasız içerik göndermenizi engeller. Ayrıca, sektörünüzü ele alan gazetecilerle uzun vadeli profesyonel bir ilişki kurmanıza yardımcı olur.
Başarılı bir sunumun temel unsurları nelerdir?
Başarılı bir sunum özlü, bilgilendirici ve mobil cihazda okunması kolay olmalıdır. Gazeteciler genellikle seyahat ederken veya toplantılar arasında hareket ederken gelen kutularını kontrol ederler, bu nedenle mesajınız hızlı tarama için biçimlendirilmelidir. Bir başlık görevi gören ve sunumun haber değerini net bir şekilde belirten bir konu satırı ile başlayın. Konu satırı belirsizse, muhabir muhtemelen e-postayı hiç açmadan arşivleyecektir.
- Haber değerini anında ileten net, açıklayıcı bir konu satırı.
- Gazetecinin yayınladığı yakın tarihli bir çalışmaya atıfta bulunan kişiselleştirilmiş bir açılış.
- Bunun neden şu anda önemli olduğunu açıklamak için ilk iki cümlede sunulan temel hikaye kancası.
- Ana anlatınızı destekleyen ilgili alıntılar veya veri noktaları.
- Röportaj veya özel bilgilere erişim sunan net bir eylem çağrısı.
- Web sitenize veya medya kitinize bağlantılar içeren profesyonel bir imza.
Maksimum etki için e-postanızı nasıl yapılandırırsınız
E-postanızın yapısı, en önemli bilgileri en üstte önceliklendirmelidir. Şirketinizin geçmişi veya misyon beyanı hakkında, sunduğunuz belirli hikaye ile doğrudan ilgili olmadıkça uzun uzadıya girişlerden kaçının. Gazeteciler ‘kim’ ile ilgilenmeden önce ‘ne’ ve ‘neden’ ile ilgilenirler. Metnin her ekran boyutunda okunabilir kalmasını sağlamak için paragraflarınızı kısa, ideal olarak üç satırın altında tutun.
Başarılı medya ilişkilerine dair tipik bir raporda, en etkili sunumlar toplamda 200 kelimenin altındadır. Yüksek kaliteli fotoğraflarınız veya grafikleriniz varsa, bunları spam filtrelerini tetikleyebilecek büyük ekler yerine herkese açık bir klasöre bağlantı olarak ekleyin. Unutmayın ki amaç, muhabire hikayeyi hızlı bir şekilde yazması için gereken her şeyi sağlamaktır. İşlerini kolaylaştırarak, hikayenizi diğerlerine tercih etme olasılıklarını artırırsınız.
Sosyal yardımınızı etkili bir şekilde zamanlamak
Zamanlama genellikle bir özellik hikayesi ile silinmiş bir e-posta arasındaki farktır. Pazartesi sabahları sunum göndermekten kaçının, çünkü hafta sonundan sonra gelen kutuları genellikle doludur. Hafta ortası, özellikle Salı’dan Perşembe’ye kadar, muhabirler iş döngülerine yerleştikleri için genellikle daha iyi etkileşim sağlar. Ayrıca yayının üretim döngüsünü de göz önünde bulundurmalısınız; aylık dergiler aylar öncesinden çalışırken, çevrimiçi haber siteleri neredeyse gerçek zamanlı çalışır.
Hikayeniz belirli bir takvim etkinliğine veya tatile bağlıysa, sunumunuzu en az iki hafta önceden gönderin. Bu, gazeteciye haberini planlaması ve röportajlar yapması için yeterli zaman tanır. Zamana duyarlı bir sunumu etkinlikten bir gün önce göndermek, büyük medya kuruluşlarının bunu editoryal takvimlerine dahil etmeleri için genellikle çok geçtir.
Rahatsız etmeden takipleri yönetmek
Takip, PR sürecinin beklenen bir parçasıdır, ancak profesyonel bir nezaketle ele alınmalıdır. Tek bir takip e-postası göndermeden önce en az üç ila beş iş günü bekleyin. Takibiniz, önceki mesajınızı inceleme şansları olup olmadığını ve ek bilgiye ihtiyaçları olup olmadığını görmek için basit bir sorgulama olmalıdır. İkinci denemeden sonra yanıt alamazsanız, devam etmek ve diğer hedeflere odaklanmak en iyisidir.
- Talepkar değil, yardımcı kalmasını sağlamak için tonunuzu kontrol edin.
- Muhabirin ilk sunumu görebilmesi için her zaman orijinal e-posta dizinize yanıt verin.
- Mevcut bir ilişkiniz yoksa veya sizi açıkça davet etmedikçe muhabiri aramayın.
- Bir ‘hayır’ı veya yanıt eksikliğini, hikayenin uygun olmadığına dair bir sinyal olarak kabul edin.
- Takibinizi kısa tutun, genellikle iki cümleden fazla olmasın.
Medya ile uzun vadeli ilişkiler kurmak
Medya ilişkileri, tutarlı profesyonellikten yararlanan uzun vadeli bir oyundur. Gönderdiğiniz her hikayeyi almasalar bile, muhabirler için güvenilir bir bilgi kaynağı olmayı hedeflemelisiniz. Her seferinde bir bağlantı veya bahsetme beklemeden yararlı veriler veya uzman görüşleri paylaşırsanız, güven inşa edersiniz. Zamanla, sektörünüzdeki gelişen bir trend hakkında bir alıntıya veya perspektife ihtiyaç duyduklarında gazeteciler size gelmeye başlayabilirler.
Alien Road’da, en başarılı markaların basın listelerine toplu postalar için bir veritabanı olarak değil, bir ilişki varlığı olarak davrandıklarını gözlemliyoruz. Her etkileşime sanki bir ortaklığa başlıyormuşsunuz gibi davranın. Bir muhabir bilgilerinizi içeren bir yazı yazarsa, onlara zamanları ve profesyonellikleri için her zaman teşekkür edin. Basit bir takdir notu, sizi sadece bir şey istediklerinde ulaşan diğer düzinelerce PR uygulayıcısından ayırabilir.
Bu hafta nereden başlamalı
Bu hafta, temel iş nişinizi ele alan beş gazeteciden oluşan hedefli bir liste oluşturarak başlayın. Her gün otuz dakikanızı son çalışmalarını okumaya ve tercih ettikleri konular ve yazım tarzları hakkında notlar almaya ayırın. Bu kişileri belirledikten sonra, onlardan biri için tek, son derece özelleştirilmiş bir sunum hazırlayın. Miktar hakkında endişelenmeyin; tamamen mesajınızın kalitesine ve uygunluğuna odaklanın. Bu sunumu hafta ortasında gönderin, dört gün sonra bir kez takip edin ve bir sonraki hafta için yaklaşımınızı iyileştirmek üzere sonuçları değerlendirin.
Okumaya devam edin: PR Hizmetleri · Dijital PR