HubSpot Breeze İş Akışları ile Zaman Kazanın

İş akışlarını oluşturmadan önce her bir bileşenin ne yaptığını bilmek faydalıdır:

• Breeze Copilot: kayıtları özetleyebilen, e-postalar taslaklayabilen ve CRM verileri hakkında soruları yanıtlayabilen, HubSpot genelinde kullanılabilen bir sohbet asistanı.
• Breeze Ajanları: destek görüşmeleri için müşteri ajanı, sosyal yardım araştırması için potansiyel müşteri bulma ajanı ve içerik ve sosyal medya ajanları gibi uzmanlaşmış ajanlar.
• Breeze Intelligence: şirket ve kişi zenginleştirme, alıcı niyeti sinyalleri ve HubSpot verilerini kullanarak form kısaltma.
• Araçlar içindeki AI özellikleri: e-posta taslağı oluşturma, blog ve sosyal içerik önerileri, arama özetleri ve iş akışı oluşturma yardımı.

Bu özelliklerin çoğu HubSpot kredilerini kullanır ve bazı ajanlar belirli hub’lara veya katmanlara bağlıdır. Yöneticiler, hesabın AI ayarları alanında AI erişimini ve veri ayarlarını yönetebilir.

Temsilciler genellikle günlerinin ilk bölümünü şirket web sitelerini ve eski e-posta dizilerini okuyarak geçirirler. Breeze Copilot ilk geçişi yapabilir.

• Şirket veya fırsat kaydını açın ve Copilot’tan son etkinliklerin, açık fırsatların ve son görüşmelerin bir özetini isteyin.
• Breeze Intelligence’dan gelen zenginleştirme verilerini kullanarak kısa bir şirket özeti isteyin.
• Sektöre ve fırsat aşamasına dayalı üç keşif sorusu talep edin.
• Özeti, ekibin görebilmesi için kayıtta bir not olarak kaydedin.

Temsilci hala inceler ve ayarlar, ancak araştırma adımı kısalır. Kalite, CRM’in ne kadar iyi tutulduğuna bağlıdır: e-postalar kaydedilmezse, özetin boşlukları olur.

Pazarlama ekipleri, blog gönderilerinin, açılış sayfalarının, sosyal gönderilerin ve pazarlama e-postalarının ilk taslaklarını üretmek için içerik araçlarını kullanabilir. Anahtar, Breeze’e marka hakkında bağlam vermektir. HubSpot, AI özelliklerinin kullandığı marka sesini ve iş detaylarını ayarlamanıza olanak tanır, bu yüzden önce bunları doldurun.

Basit bir süreç iyi çalışır. İçerik ajanı veya Copilot ile bir taslak oluşturun, düzenleyin ve ardından bölüm taslakları oluşturun. Her taslağı, herhangi bir metin için kullandığınız aynı insan düzenlemesinden ve doğruluk kontrolünden geçirin. Nihai makaleyi, yerleşik araçları kullanarak sosyal gönderilere ve bir e-postaya dönüştürün, böylece varyasyonlar onaylanmış metinle tutarlı kalır.

Müşteri ajanı, bilgi tabanınızı, web sitesi sayfalarınızı ve bağladığınız belgeleri kullanarak sohbette ve diğer kanallarda soruları yanıtlayabilir. Yanıtlayamadığında veya müşteri bir kişi istediğinde görüşmeleri bir insana aktarır.

Adım adım kurulum

• Bilgi tabanını denetleyin: eski makaleleri kaldırın ve yaygın sorular için boşlukları doldurun.
• Ajanın kullanabileceği kaynakları bağlayın ve dahili olan her şeyi hariç tutun.
• Fatura anlaşmazlıkları, şikayetler ve bir insan talebi gibi aktarım kurallarını tanımlayın.
• Müşterinin bir AI asistanıyla konuştuğunu belirten net bir karşılama yazın.
• Canlıya geçmeden önce gerçek geçmiş sorularla test edin ve transkriptleri haftalık olarak inceleyin.

Çözüm oranını, aktarım oranını ve müşteri memnuniyetini takip edin. Bir konu için aktarımlar yüksekse, bilgi tabanında genellikle bir makale eksiktir.

Eksik kayıtlar diğer tüm iş akışlarını zayıflatır. Breeze Intelligence, şirket kayıtlarını sektör, boyut ve konum gibi ayrıntılarla zenginleştirebilir ve bilinen alanları otomatik olarak doldurarak formları kısaltabilir. Bunu, kopyaları ve biçimlendirme sorunlarını işaretleyen HubSpot’un veri kalitesi araçlarıyla birleştirin.

Bir rutin belirleyin: yeni şirketler için haftalık zenginleştirme çalışması, aylık kopya incelemesi ve yaşam döngüsü aşamasını ve sahibini otomatik olarak ayarlayan iş akışı kuralları. Özellikle daha az halka açık veriye sahip olabilecek küçük şirketler için veritabanının tamamında güvenmeden önce zenginleştirme sonuçlarını bir örnek üzerinde kontrol edin.

HubSpot’un iş akışı aracı, bir otomasyonu sade bir dille tanımlamanıza ve bir iş akışı taslağı almanıza olanak tanıyan AI yardımı içerir. Örneğin: “Bir kişi demo formunu gönderdiğinde ve şirketinde 50’den fazla çalışan olduğunda, kurumsal ekibe atayın ve bir onay e-postası gönderin.” Açmadan önce her tetikleyiciyi, dalı ve eylemi inceleyin ve bir örnek kişiyle test edin. AI tarafından hazırlanan iş akışları bir başlangıç noktasıdır, bitmiş bir yapı değil.

Breeze, HubSpot içindeki veriler ve bağladığınız kaynaklar üzerinde çalışır. Entegre olmayan araçlarda ne olduğunu bilmez. Birçok kişi ajanları sık sık çalıştırırsa kredi kullanımı hızla artabilir, bu yüzden hesap ayarlarındaki tüketimi izleyin. AI çıktıları, özellikle müşteri odaklı yanıtlar ve içerik için gözden geçirilmelidir. Son olarak, izinler önemlidir: kullanıcıların yalnızca rollerine uygun AI özelliklerine ve kayıtlara eriştiğinden emin olun.

Tipik bir çalışmada CRM sağlık kontrolü ile başlarız: kayıtlar ne kadar eksiksiz, etkinlikler ne kadar tutarlı kaydediliyor ve hangi süreçler en çok zaman alıyor. Bu, hangi Breeze iş akışlarının karşılığını vereceğini ve hangilerinin sadece kötü verileri ortaya çıkaracağını gösterir. Ardından marka sesini, AI ayarlarını ve izinleri yapılandırırız ve önce bir veya iki iş akışını, genellikle arama hazırlığı ve desteği açarız.

Destek ajanı için lansmandan önce bilgi tabanını denetler ve geçmiş biletlerle test ederiz. Raporlama, HubSpot’un kendi panolarını, ekibin ilk ay boyunca tuttuğu basit bir zaman tasarrufu günlüğü ile birleştirir. Bu pilot çalışmadan sonra içerik ve veri iş akışlarına genişleriz ve her çeyrekte müşteriyle kredi tüketimini gözden geçiririz.